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合同是具有法律效力的，能够作为双方的依据，所以在处理与合同相关的工作时，需要非常慎重、严谨地对待，同时，也要注意有意识地让别人向你做出书面承诺。比如你正在运作的一个项目，突然新增加了一些费用，这时候有必要列出一个清单，说明理由，做一个补充协议或者合同送去给对方，绝对不能先斩后奏。一旦出现了问题和纠纷，口说无凭，一定受伤。
在公司内部，通常会需要员工签署一个任务单，这是你和公司之间在业务层面上的约定，同样具备书面承诺的性质。
但凡跟许诺、承诺扯上关系的，无论口头形式还是书面形式，都需要谨慎对待，这是一种良好的职业素养，也是一个人人品与道德的体现。
STORY 5 声音和文字里的诚意——邮件和电话的沟通的技巧
电话和邮件沟通中，你的表情和动作对方都看不到，所以打电话时要清楚准确地进行表达，不能含糊其辞。要清楚明了地回复对方。
上面几节，我主要讲的是沟通时应秉承的原则，下面两节我着重介绍一下使用不同沟通工具，在不同交际环境下，我们应该要注意的细节。
邮件是工作中的一种重要沟通工具，无论是公司内部的沟通，还是公司对外的沟通，都将邮件作为主要的沟通工具。一般人早上去了办公室，打开电脑的第一件事就是查E…mail，就算不去办公室，每天也会查E…mail。有些外企，甚至把邮件当做一种法律凭证。在美国已经正式立法，将电子邮件作为具有法律效力的呈堂证供。
虽然收发邮件是一个很简单的活儿，但是若不注意，也会出现一些问题。
第一个问题就是邮件标题不清楚。
外表很重要，它是给人的第一印象，邮件标题就像邮件的外表，看邮件的人就是通过它对邮件做出最初判断，有时它直接决定了这封邮件会不会被扔进垃圾文件夹。
邮件的标题，一定要用很清楚的语言，将邮件的内容表述清楚，告诉收件人这封邮件的主题，有点类似内容关键字的提取，但是一定不能只是关键字，要把事情简单地说清楚，并且，邮件的标题不宜太长。
大家一天需要看很多的邮件，不是每一封都有时间有兴趣去看，所以写邮件时标题要很清楚，让他觉得跟他相关性很强很重要，他才会去看。尤其是当你投简历时，现在大部分求职人员都是通过网络投简历，世界知名企业的，HR经理的电子邮箱有时能收到几千封邮件，如果你也是用电子邮箱投递简历，就需要标题醒目了，你的标题醒目HR经理才有点开你简历的欲望。
第二个问题是地址可能会不正确。
很多入职的新手刚开始用邮件跟客户沟通时，会出现邮件发错的情况。
很多人会用名字来取邮件地址，所以在发邮件时可能会遇到两个相似的地址，比如在你的通讯录里有个叫Philip Mao的，还有个叫Philip Song的。所以，在发邮件时一定要确保你发出去的地址是正确的。
说到名字，我发现很多人的E…mail名字会起得奇奇怪怪的。如果是私人邮箱，名字奇怪点没关系，但若是工作邮箱的话，邮箱名字还是用自己的名字比较好，用中文名字的拼音，或者英文名字加上姓氏起邮件名，会给人专业的感觉，也容易让收信人记住，看到你的邮箱发来的邮件，会优先看。
第三个问题是正文写得不太规范。
很多人写邮件的时候，不写抬头，没有称谓，直接上来就一句话，最后也没有落款，让人收到邮件的时候，不清楚你到底是给谁写的邮件。比如我给茅侃侃发一个邮件，然后抄送给闫磊，我应该写清楚，侃侃，如何如何。这样无论是收信人还是抄送人大家都能清楚明了。
工作邮件还一定要做签名档，一般公司都有签名档的规范，它一般包含发件人的联系方式、公司地址、公司网站、传真、电话或者MSN、QQ等。
接着说邮件的正文，写邮件正文之前，一定要想好写这封邮件的目的是什么，不要上来就写很多无关的内容，很烦琐。如果不可避免地一定要写一封很长的邮件，也要在开头，说一声抱歉，告知收件人这封邮件有点长，希望他耐心看完。还要写一个简单的介绍，用小标题概括一下邮件的大致内容，然后再写下你的超长的正文，最后再加上落款署名。
有时候跟外企接触，就要写英文邮件。英文邮件的规范开头应该是Dear×××，写正文时加上一些简单的问候语和感谢他花时间阅读你的邮件之类的话后，你就可以有条理地将你想表达的内容罗列出来了，在每件事上还可以加上一些提示性的语言在前面，比如first of all等等。最后再祝福一下，加上工作签名。
邮件结尾落款处的签名一定要规范，这对外企很重要，给外企的签名档里除了包含上面关于签名提到的内容，最好还包含你的英文签名。
邮件最后，为表敬意可以加上适当的祝福语，如工作愉快、周末愉快等等。
邮件还有一个重要的内容就是附件。邮件服务器的主要功能一是拦截病毒，二是拦截垃圾邮件。为了不被邮件服务器当病毒将邮件拦截，可以将文件压缩成RAR文件格式再发送，无论文件是Office文档还是JPG等图片的格式。因为Office文档和JPG格式的文件容易因为携带病毒被邮件服务器拦截。如果要投递的文件是简历或文字稿件，还可以将其编辑成PDF格式。PDF文件在商业机构里被看做是一种标准的阅读模式，将文件编辑成PDF格式还可以防止Word文档被人篡改。
还要特别注意的是附件的大小。附件的大小最好控制在3兆以内。很多公司的服务器系统有屏蔽过大的附件功能。附件过大会占用对方邮件的容量，可能会引起收件人的反感，除非是对方直接要求你发到他的邮箱当中，否则不要。当你必须要发一些超大附件的时候，可以将其放在网络硬盘上或者FTP上，让对方去下载。
第四个问题是回复和转发邮件的不规范。
很多人在回复邮件的时候，不喜欢把原来的邮件加进去，这是个非常不好的习惯。回复邮件时，带上先前的邮件是非常重要的。因为邮件最大的好处，就是可以多次累积，这也是和纸质信函最大的差别。电子邮件可以把你们彼此沟通的所有记录进行存档，所以回复邮件的时候，尽量带着原始邮件。
在回复邮件的时候，尽量给事情的相关人员全部回复，除非对方明确了这个问题只能一对一地沟通。正常来讲，回复邮件还是要给相关人员都回复，让所有知道这件事情的人都知道事情的进展，这是对他人的一种尊重。
第五个问题是回复邮件不及时。
很多人回复一个邮件需要很长时间。同事或客户给你发的邮件，你本来只需要花几分钟的时间就能回复的，却非要拖上一两天，这对于发件人是不尊重的。即使收到邮件时，你在忙于处理别的事情，也要尽快回复。
第六个问题是邮件保存的问题。
邮件是客户之间沟通的主要工具，承载着交流的重要文件，所以应该将重要的邮件及时保存，比如将它们备份到硬盘上，或者将它们刻盘保存，以防因为电脑损坏波及邮件的安全。之前我的公司就发现这种情况。员工机器损害导致之前沟通的邮件全丢失，邮件里包括了跟客户沟通达成的约定，由于约定并没有写到协议里。他们认为大家既然达成了共识，就需要文字性的东西来说明，必须有证据在。而我们却没有邮件作证明，也因此我们和客户出现了一些误会。
第七个问题是选择邮箱时不要选择个人邮箱。
在通过邮件进行商业沟通时，最好选用公司邮箱，除非本公司的邮件服务器坏了，否则不要使用个人免费邮箱，像126、163等邮箱。即使使用126、163等邮箱，也尽量选用收费的部分。这样被当做垃圾邮件打回来或者直接被服务器处理成垃圾邮件的几率要小一些。通常那些垃圾广告邮件，都是免费邮箱。正因为它们免费，才会有很多人使用它四处投递做广告，所以很多公司的邮件服务器系统会自动屏蔽掉这些地址的邮件。所以，你使用这些免费邮箱，就有可能被当做垃圾邮件处理掉。
在邮箱选择上，我比较推荐使用Outlook，它能够把所有的附件甚至整个邮件打包，如果我没有记错，Outlook可以支持高达4G的容量。当邮件累积到4G的时候，它会自动帮你存档。Outlook还提供定时自动存档的功能，比方说你定期将邮件存档，比如每周一或者是每月的1号，可以