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的原始凭证,出于习惯和使用单位认为不易伪造,可不加盖公章。但这些凭证一般具有固定的特殊的公认的标志,如车船票、飞机票等。
(2)从个人处取得的原始凭证应有填制人员的签名或盖章。为了稳妥起见,还应在原始凭证上注明填制原始凭证的个人的经营地点或居住地点。
(3)自制原始凭证同样具有法律效力,虽不一定加盖公章,但一定要有完整的签审手续。经办人、负责人、审核人、签领人一定要签名或盖章;经办单位负责人所指定的人员的签名或盖章也视为有效。
(4)对外开出的原始凭证,必须加盖本单位的公章,一般用财务专用章。不盖公章的原始凭证是无效凭证。
(5)购买实物的原始凭证,必须有实物验收说明;支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明,付款人不能自己证明自己确实付出了款项。
(6)一式几联的原始凭证,必须用双面复写纸复写,并连续编号。因填写错误或其他原因而作废,应加盖“作废”戳记,整份保存,不得缺联。复印的原始凭证不能作为记账凭证的依据。
(7)已经销售的物品被退回,实物要验收入库或另作处理。退还款时,要先填制退货发票。用现金退款时,要取得对方的收款收据;以银行存款退还的,以银行结算凭证记账联作为证明,不得以退货发票代替对方的收据。
(8)职工因公借款,应填写正式借据作为记账凭证的附件,这种借据因为要作为记账的凭证,不能退还给借款者,职工用报销的差旅费冲销或退还借款时,由出纳人员另开收据或 另制表单作为证明,并向借款人说明不退借据的原因。
(9)经过行政机关批准的经济业务,批文是不可缺少的原始凭证。年终,如果需要将批文抽出另行保管时,应当复印一份作为附件替换正式批文。
(10)对重要空白原始凭证,应指定专人保管,领用时应填写领用单,注明用途、领用单位、领取人以及空白原始凭证的起讫号码。用完后,要以存根销号。例如空白发货票、空白收款收据,运输企业的空白车票、船票等。
(11)购买专控商品,除了银行转账或汇款凭证、销货方开出的发货票、本单位的购物入库或使用证明外,还必须附有社会集团购买力专控办公室签办的批准购买文件。没有批文,虽是真实的,但却不合法,不能报账。
(12)发生频率极高,性质、内容相同,只是每张凭证反映金额不同的原始凭证,在编制记账凭证之前,可按制度规定编制原始凭证汇总表,例如每天收取的押金,向个人开出的销货发票或报销的医药费等。原始凭证汇总表应具备以下内容:编号、填制日期、经济业务内容、数量、单价、金额、制证人、审核人、收款人、所附原始凭证张数。汇总表就像流水账单,按经济业务发生的先后顺序号登记,最后加以合计。这些原始凭证如果数量不太多,可以附在汇总表后面,如果数量太多,应单独编号装订,妥善保管备查。
19.怎样复核原始凭证?
复核原始凭证是会计机构、会计人员结合日常财务工伤进行会计监督的基本形式,它可以保证会计核算的质量,防止发失贪污、舞弊等违法行为。出纳是财会部门的一道窗口,一定要把好凭证复核关。在凭证复核中一定要严肃认真、坚持原则、坚持制度、履行职责。对内容不完整、手续不齐全、书写不清楚、计算不准确的原始凭证,应退还有关部门和人员,及时补办手续或进行更正;对违法收、支坚决制止和纠正。会计人员既不制止和纠正,也不向单位领导人提出书面意见的,要承担责任;对严重违法,损害国家和社会公众利益的收、支应向主管单位或财政、税务、审计机关报告,接到报告的机关应及时处理。
原始凭证复核的内容主要包括真实性复核、完整性复核和合法性复核三个方面:
(1)真实性复核。所谓真实,就是说原始凭证上反映的应当是经济业务的本来面目,不得掩盖、歪曲和颠倒真实情况。
第一,经济业务双方当事单位和当事人必须是真实的。开出原始凭证的单位,接受原始凭证的单位,填制原始凭证的责任人,取得原始凭证的责任人都要据实填写,不得冒他人、他单位之名,也不得填写假名。
第二,经济业务发生的时间、地点、填制凭证的日期必须是真实的。不得把经济业务发生的真实时间改变为以前或以后的时间;不得把在甲地发生的经济业务改变成在乙地发生,也不得把填制原始凭证的真实日期改变为以前或以后的日期。
第三,经济业务的内容必须是真实的。是购货业务,必须标明货物的名称、规格、型号等;是住宿业务,就要标明住宿的日期;是乘坐交通工具业务,就得标明交通工具种类和起止地点;是就餐业务,必须标明就餐,不得把购物写成就餐,把就餐写成住宿;是劳动报酬支付,就应该附有考勤记录和工资标准等。
第四,经济业务的“量”必须是真实的。购买货物业务,要标明货物的重量、长度、体积、数量;其他经济业务也要标明计价所使用的量,如住宿1天、参观展览3次、住院治疗10天等。
最后,也是最关键的一点就是单价、金额必须是真实的。不得在原始凭证填写时抬高或压低单价,多开或少开金额。
(2)完整性复核。所谓完整,是指原始凭证应具备的要素要完整、手续要齐全。复核时要检查原始凭证必备的要素是否都填写了。例如,发货票上要有供货单位的财务公章、税务专用章、本联发货票用途、发货票的编号等。要素不完整的原始凭证,原则上应当退回重填。特殊情况下需有旁证并经领导批准才能报账。
复核原始凭证的手续是否齐全,包括:双方经办人是否签字或盖章,需要旁证的原始凭证,旁证不齐也应视为手续不齐全。例如,某些金属和化工材料的发货票或提货单后还应附有证明货物化学成份的化验单等凭证;不需入库的物品,发货票上还应有使用证明人的签名;需要另外登记的原始凭证,需经登记以后再到会计部门报账;需经领导签名批准的原始凭证,要有领导人亲笔签名,手续不齐全的原始凭证,应退回补办手续后再予以受理。
(3)合法性复核。所谓合法,就是要按会计法规、会计制度(包括本单位制定的正在使用的一些内部会计制度)和计划预算办事。在实际工作中,违法的原始凭证主要有三种情况,复核时要加以注意:
第一,明显的假发票、假车票。有些原始凭证带有明显的时间性;时间变了,再用过去的原始凭证,很明显是假的。有些原始凭证印制粗糙;印章不规范,也可以看出是假的。
第二,虽是真实的,但制度规定不允许报销。这种例子很多。一般说来,凡私人购置和私人使用的物品,都不能用公款报销;凡个人非因公外出发生的各种费用都不能用公款报销。只要熟悉制度,就容易判辨其合法性。
第三,虽能报销,但制度对报销的比例或金额有明显限制的,超过比例和限额的不能报销。例如,职工因公出差乘坐火车轮船、到旅馆住宿,对等级、金额都有限定,超过部分应自理;医药费报销,不同工龄的职工享受公费的比例不同,报销时,要按其公费比例报销。如果超过比例报销,超出部分就是不合法的。
20.对于各种有问题的原始凭证怎样处理?
在审核原始凭证的过程中,会计(出纳)人员要认真执行《会计法》所赋予的职责、权限,坚持制度、坚持原则。对违反国家规定的收支,超过计划、预算或者超过规定标准的各项支出,违反制度规定的预付款项,非法出售材料、物资,任意出借、变卖、报废和处理财产物资,以及不按国家关于成本开支范围和费用划分的规定乱挤乱摊生产成本的凭证,会计人员应拒绝办理。对于内容不完全、手续不完备、数字有差错的凭证,会计人员应予以退回,要求经办人补办手续或进行更正。对于伪造或涂改凭证等弄虚作假、严重违法的原始凭证,会计人员在不拒绝办理的同时,应当予以扣留,并及时向单位主管或上经主管报告,请求查明原因,追究当事人的责任。
21.从外单位取得的原始凭证如有遗失怎样处理?
从外单位取得的原始凭证如有遗失,应当取得原开出单位盖有公章的证明,并注明原来凭证的号码