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举行。
至于大规模的展览会有许多机构参加，可以说是一件盛事而会获得新闻
界的报道。如果行家们都参加而自己的机构不参加，就无异于放弃机会。
那么，一个组织在什么情况下应该参加某一展览会呢？参加展览会无疑
有许多优点，但却要相当的财力、物力和人力，所以不能盲目参加，而必须
考虑到下列各点。
（1）展览会的确切范围是什么？
（2）参观人数大概会有多少？
（3）参观者是何等样人？
（4）有没有足够的东西可能展出？
（5）有没有足够的人力、物力和财力可以应付？是否值得？
通常参加展览会的费用包括：
（1）场地费用。如：租金、电费和其他费用。
（2）设计和建造的费用。由于展出摊位必须请专业人员设计和布置，其
花费是不会便宜的。
（3）职员费用。摊位必须有足够的职员，所有薪金、饭钱车费等都应计
算在内，如果到外地去参展则还要旅费和宿费。
（4）联络费及交际费。购买茶点招待宾客及交际应酬都应该有一笔费
用。
（5）宣传费用。刊登广告、印刷宣传品、联络记者等都要相当费用。
（6）运输费及保险费。展品运至会场要花费运输费，笨重的展品放在会
场上要买保险，以防失火或失窃等意外。
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19。怎样举行签字仪式？
组织之间通过谈判，就经济、科技、文化、教育、体育等某一方面的专
业领域的合作事务达成相互协议，并需要缔结正式协定或条约时，一般可以
举行正式的签字仪式。签字仪式的安排如下：
（1）做好签字文本的准备工作。包括定稿、翻译、校对、印刷、装订、
盖火漆印。同时要准备好签字用的文具、代表双方组织的旗帜或标志牌。
（2）安排出席签字仪式的人员。双方要事先商定好签字人，其入选要视
文件的性质来确定，可由最高负责人签，也可由具体部门负责人签，但双方
签字人的身份应该对等。事先还要安排好助签人员，并洽谈好签字的有关细
节。其他出席签字仪式的，基本上是双方参加会谈的全体人员，人数最好大
体相等。为了表示重视，可以邀请更高一层的领导人出席签字仪式。
（3）准备好签字场地设施。一般在签字厅内设置长条桌一张，桌面覆盖
深绿色呢台布，桌后放置两张椅子作为双方签字入座位，主左客右。座前摆
上各自保存的那一份文本，上端分别放置签字文具。签字桌中间摆一旗架，
悬挂签字双方的旗帜。
（4）进入签字程序。双方出席签字仪式的人员一同进入签字厅。签字人
员就座时，其他人员分主客两方、按身份顺序排列于各自签字人的座位后面。
双方的助签人员分别站立在各自签字人的外侧，协助翻揭文本、指明签字处。
签字人首先在各自保存的文本上签字，然后由助签人员互相传递文本，再在
对方保存的文本上签字，最后由双方签字人起立互相交换文本，并相互握手。
签字后可由工作人员送上香槟酒，共同举杯庆贺。
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20。怎样准备一份恰当的礼物
近年来，欧美日各国市场又掀起新的宣传公司形象、刺激购买欲望的公
关热潮，生产商直接向客户馈赠公关礼品，倍受顾客青睐。由于众多公司纷
纷采用这种新招，以致形成了一个广阔的馈赠品市场。这些礼品的特色是：
（1）设计精美并具有宣传效果。赠品应充分反映时下流行的色彩、花样
和形状等。只有时尚新颖，有趣别致，并在消费者心目中留下深刻印象的赠
品，才能在市场立足。比如：印有本公司徽标或字母的精美手帕、原子笔、
名片夹等等。既能给公司带来薄利，更重要的是通过这些精致礼品把本公司
的形象深深铭刻在顾客的心里。
（2）赠品的种类跟随潮流并能增值。例如：一家对环保问题关注的公司，
在选择赠品时，选用了对环境生态无害的材料，借此向消费者宣传该公司对
全球环境保护所作的努力，为公司树立良好的形象。
（3）赠品一般都是非正式产品。促销活动时，策划人都避免将正式产品
用作赠品，因为一般赠品的价值只是正式产品零售价的50％，正式产品一经
免费送给顾客，便无法在商店零售。但是，同类赠品可用于不同行业。此外，
促销赠品的业务不像零售业，因为每次交易批量大，可以说是一门大业务，
所以竞争也十分激烈。
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21。宴请有什么学问
为表示欢迎、答谢、祝贺，为融洽气氛，联络感情，公共关系也需运用
各种宴请形式。常用的宴请形式有：
（1）正式宴会
有固定的规格和程序，宾主均按身份排位就座。对服饰、餐具、酒水、
菜看道数、餐桌陈设、服务员的装束和礼仪等方面，都有较严格的要求。席
间一般有正式的致辞或祝酒。
（2）便宴
即非正式宴会，分午宴或晚宴，一般晚宴较午宴隆重些。近年来也有利
用早餐 （饮早茶）的形式举行便宴的。这类宴会形式简便，不排座席，不作
正式讲话，菜式和酒水亦略简，适用于日常相互间的友好往来。
（3）冷餐会
亦称自助餐。不排席位，菜肴以冷食为主，辅以热菜和餐具一齐陈设在
长条菜桌上，供客人自取。酒水 （啤酒、果汁、可乐，一般不用烈酒）陈放
在桌上或由招待员端送，自由饮用。一般没有固定座位，可自由活动，随意
入座或站立进餐。出席者不必计较礼宾身份，在餐会上可以平等交谈，自由
沟通。国内举行的大型冷餐会，往往习惯沿用大圆桌，设座椅若干，主宾席
仍排席位，其余大多数席位不固定座位，可自由活动，自由取食。冷餐招待
会的规格可高可低，举办时间一般在中午 12 时至下午 2 时，下午 5 时至 7
时左右。适用于正式宴请人数众多的宾客。
（4）酒会
又称鸡尾酒会。形式较轻松活泼，便于广泛接触交谈。招待品以酒水为
主，通常酒类品种较多，并配以各种果汁，向客人提供不同酒水配合调制的
混合饮料 （即鸡尾酒）。不用或少用烈性酒。略备小吃，如三明治、面包卷、
小香肠、炸春卷等，以牙签取食。酒水和小吃由招待员用托盘端送，或置放
在固定的桌上。酒会举行的时间较灵活，上午、中午、下午、晚上均可，时
间一般延续两三小时。请柬上往往注明整个酒会活动延续的具体的时间，在
这段时间内客人可随意到达或退席，来去自由，不受约束，由于客人有来有
走，因此酒会可招待、接纳较多的客人。一些大型酒会亦可邀请乐队或播放
轻音乐舞曲，在场地允许的情况下让客人们跳交谊舞。总之酒会是一种大型
的、气氛很轻松、和谐的现代社交形式。
（5）茶会
是一种简便的招待形式。以茶或咖啡招待客人，略备点心或风味小吃，
不必使用餐厅、餐具，不排座席。时间一般在上午 10时或下午4 时举行。
（6） 工作进餐
分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐。利用进餐时间，边吃边谈工作，
讨论问题，交换意见。双边工作进餐可利用长桌排席位，以便于对等交谈。
宴请的菜肴、程序从简，甚至采用快餐形式或由参加者各自付费。这是现代
国际交往中经常采用一种非正式宴请形式。
目前，无论是国际上或国内，礼宾工作都在简化。宴请的范围趋向缩小，
形式更为简便，更注重实际效率和效果。如用酒会、冷餐会代替宴会，以早
餐代替午宴和晚宴等。
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（7）宴请席位安排
正式宴会一般均需排席位，也可以只排部分客人的席位，其他人只排桌