按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
你不一定要像海明威，但必须言辞达意，让别人看得懂。文字简洁，条 理分明。
雷德。史密斯说：“写作没有什么。只要坐在打字机前，打开你的思路。” 并不是很困难。
以下是有效增进写作技巧的三个简单步骤： 倾听→组织→传达好像太简单了，事情就是如此。如果你能应用这套方法，及所有附注的 技巧，你的文字就能成为十分有力的工具，使你出类拔萃。
步骤一：倾听 在听完所有相关的意见、彻底了解问题之前，不要贸然写任何文件。商业写作是解决问题的一种方式，需要充分的信息，加以组织，报告结论，用 以制定决策或指挥行动。
解决问题要从倾听开始。唐纳企业主席盖瑞。米契尔说：“一般说来， 美式管理在交谈与倾听方面较不足。”我们在一天之中，有多少时间专心倾听别人？可能不多，一定不够。沟通分为说话者及听者两个部分。
任何一方缺少，沟通都无法成立。
2。倾听的方法 如何成为良好的倾听者：忍受沉默：不要打破沉默，等待对方说出想说的话。 发问：以探索性的问题做结尾，使对方有机会回答有关的讯息。
积极主动：当对方觉得你同意他的观点时，会觉得比较没有压力。 避免评断：评断会使对谈结束。即使你不以为然，若能保持开放的心情，也能获得更多意见。
3。倾听与问题密切相关的人 应该听谁说话呢？专家们太武断，看看与问题有关的人怎么说。找实际做事、直接与客户接触、处理抱怨事件的人。罗斯。彼罗德总是先听那些实 际做事的人的意见。如果你想要了解问题的其他层面，可以和一些新人谈谈，从不同的角度去探讨。
良好的写作技巧可以适切地表达思想。 良好的思想可经由文字传达出来。 步骤二：组织1。快速的脑力倾泄 当你充分搜集信息并掌握状况时，就可以开始组织写作的素材。这是运用脑力规划的最好时机，利用整个大脑，将意见、记忆、联想及组合迅速地 倾泄出来。并可以发掘创意，产生新的组合，组织新资讯，完成初步的大纲以及定出主题和细节。
2。焦点（Focus） 作脑力规划时先要找出报告的主题，也就是焦点。它可以将成熟的意念分离出来。大部分的商业写作都没有焦点，没有目标，没有预设结果。不能 引起读者的共鸣。在下笔之前，先回答下列问题：。我的诉求对象是谁？。我希望他们做什么？。他们有什么理由反对我的提案？。有什么原因会终止他们执行我的提案？。有其他的决策者吗？。舆论将如何批评？ 在开始写任何东西之前，必须先完成这个句子：我要（某人）做（某事）
因为（某个原因）。如果你写不出来，你就是还没有准备好。在开始下笔时， 你已经作出决策了。
3。了解你的诉求对象 知道你的诉求对象是谁，他们对你的讯息可能会有什么反应，是很重要的。你应该与他们建立共识。优秀的作者通常也是优秀的读者，他们倾听读 者的声音，以便找出能让读者接受的写作方式。
最快失去听众的方式是优越感。避免以下这种口气：“你可以看得出来”
（你怎么知道我可以？）及“我知道你会同意”（你凭什么这么确定？）， 或者“应该是很清楚的”（应该如何？？）。
了解你的读者可以帮助你组织题材，并充分被接受。 步骤三：传达决定 1：你非写这份报告不可吗？用口头的方式也许更好。ATI 药剂公司（有 150 个员工，营业额 1400 万美元）废除备忘，只偶尔记下政策和流程的 重点。总裁保罗。史蒂文生说：“每个人都知道该怎么和别人说话。”交谈比文字更有利，可以获得立即的回馈，加强社交接触并节省时间。
1。可以用说的就不要写 为了让思想更有系统，无法完全不用书面的沟通方式。但尽可能与人们交谈，把时间节省下来，处理更复杂的问题。 我们不是在写伟大的小说，不是提供娱乐，而是希望他们做某些行动及决定。前提是他们必须读过我们所写的资料，所以请避免冗长无用的形容词。
2。30 秒内抓住注意力 你必须和忙碌的人们共同争取时间。除非你是董事长或总裁，你可能只有 30 秒钟的时间去吸引读者的兴趣，否则你的资料将被归入“有空再读”的 档案（我们都知道不会有空去读这类的档案）。
我们需要应用广告的技巧——生动的标题、简洁有力的文句。要传达我 们的讯息，必须尽量吸引读者的注意力。
脑力规划帮助我们组织资讯、传达讯息。它厘清焦点，集中成简短、生 动的关键字。以下是几个实用的建议。
善用标题要善用标题，不可草率。用“获利简报”或“节省 300 万”，何者能吸 引你的注意？
如果你的标题和副标题运用得当，可以将大部分信息传达给读者，包括 最草率的读者。此外，几乎没有人会读完所有的资料。写报告时，每一段落应加上副标题，再穿插图表，避免分散主题。
利用图表促销理念1。视觉可以立即沟通 当你想很快说明一个构想或强调一个特别的观点时，照片和图表非常重要。一份有效的图表或照片有立即说明的作用。但有一些注意事项：。图片比表格更具震撼性。。每一份图表或照片只代表一个观点。最好是用几份图表共同说明一个 观点，不要混淆不清。。最好加上颜色。。图表或照片的位置尽量接近主题。 格式须切合功能你所选用的格式应该切合文件的功能。如果你收到一份备忘记录，可以 只作简短的答复；如果你负责分析一个新市场，就需要作一份正式的报告，包括统计图表及详细的资料。
2。沟通的形式 口头：非正式，非书面性。 手写：非正式，书面性。
备忘：需作群体沟通（3 人以上），书面性。 报告：需作群体沟通，探讨复杂问题需书面辅助文件，亦需以书面作成决定。 备忘录备忘录宜简短（最多一页）；备忘录的表头最好采用以下格式： 日期：收文者： 发文者： 主旨： 执行：作者可于执行栏表达这份备忘录的目的，并使读者了解作者所期待的行 动。如果只是“仅供参考”，则应重新考虑。
避免强调性别且不失可读性一份针对 500 所大学的学生（男女各半）所作的最新研究显示，当他们 读到一份以“他”为主词的资料，65％的人认为是男性。人们开始注意到文章中性别的不同，所以尽量避免用代表性别的字眼。也不可使用拙劣的结构， 如“他或她”等，可能破坏文字的流畅，更不易读。
以下是几种避免强调性别又不失其可读性的方法：。直接写出人名。。使用一般通称：如：经理应该尊重部属的意见。。偶尔使用女性称呼，特别是指一些有权力的人。如：总裁应将她的力 量用在？？。。使用比较中性的字眼。
运用幽默感1。谨慎运用幽默感幽默感亦可用在正式的文件里，但除非你确定不会引起他人的反感，否 则最好不用。如果一个主管或老板写一些幽默的东西给部属，可以令人觉得温暖、幽默。反之，如果部属写给上司，幽默可能会让人有缺乏自信或能力 不足的感觉。
即使你是一个幽默大师，亦该有所节制。人们若只喜欢你的幽默风趣， 就难以与他们严肃地沟通问题。
2。务必注意可读性 以下是一些可使备忘录或报告更具可读性的建议：两边留白要宽：短句比长句更容易读。两边留白可让读者容易批注，并 使文件看来更清晰且更专业化。
界定字句：利用粗体字、斜体字或字下线标出重要字句。 数字：采用易读的方式。如：400 万比＄4000000 容易读。
页次：3 页以上的文件应标明页次。讨论一些未标明页次的资料，常会 破坏整体会议。
连字号：增加空白，但影响可读性。如果可能应尽量避免。使用时不要 影响文字的流畅。
3。修改、编排、再修改 没有一个作者能省略修改的过程。一份未经修改及编排的报告是一种冒险，错误可能发生在最严重的部分。如总裁的名字拼错，或者最重要的栏次 漏标等。重要的文件应请别人看过一遍，交出一份重要的报告前，最好先放几天。（如果你有这种经验，就知道多放几天再修改的好处。）
4。大声读一遍 仔细检查文法及标点，可利用�