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为了更有效使用幻灯片放映机，必须： 每张幻灯片上的文字力求简单 每张幻灯片都做上记号，以便知道如何装片 编好正确的装片顺序 灯光先暗，然后慢慢地亮起来可能时，让演讲者坐在位于听众中间放映机的旁边。然后：（1）从权威人士的身份转变为听众的身份来调整声音（2）使用箭头型手电筒作为教鞭3。高架放映机 高架放映机非常流行。它可使演讲者面对听众，将制好的幻灯片投射到头部后面的银幕上或墙上去。 它是一种效果很大且有多种用途的工具。它可作巧妙的显像，甚至可用于连续投影。 它固然很有效果，但通常也是一个强而有力的敌手。它有一个风扇会制造让人分心的噪音；而更重要的是，投射出来的影像是出现在远离演讲者的 地点。演讲者与听众之间的互动关系因之受到影响。同时放映机是演讲者与听众之间身体上的障碍物，部分遮住了他，当然就成为心理上的障碍物。由 于有了这层障碍，演讲者往往会把精神集中在器材上。有的权威人士建议他应当用一根针或教鞭在幻灯片上把局部影像指点出来，但这样子会更加造成 分心。
那么演讲者究竟应该如何使用这种有效果的工具呢？ 一般来说，避免将放映机同时用来写跟说。在这种情况下，高架放映机是个很难伺候的敌手。最好是使用放在架上的纸板或白板。 当使用事先制好的幻灯片时，站在墙或银幕的旁边，这样听众看到画面也就看到你了。为了指出局部影像，可在银幕上用教鞭来指，不要在幻灯片 上用铅笔或针来指。
在制作画面时可使用许多巧思。只要多多研究器材很快就会想出很多点 子来。但这有很大的危机，因为演讲者的注意力会被器材所吸走。他会发现他太注意放映机、幻灯片及在银幕上的影像，以致失去了跟听众的接触。
假若你希望你的演讲能提起听众的兴趣，它有很多用途可供使用。它可：（1）用来作单纯的书写；（2）跟影印机一起使用，以制作打字的文件或图表；（3）使用有色墨水以供分色之用；（4）可将部分画面予以掩饰，而让其余部分尽量凸显出来；（5）将一系列的幻灯片重叠起来可以看到连续的局部影像或显影。如果 希望这样做的话，可将它们用胶纸黏起来。
4。结论 视听器材是很有效果的沟通工具。它们可以成为有力的助手，亦可以成为有力的敌手。 让它们保持简单与醒目。在制作时注意听众的需要，并注意在使用这种工具时只把它当作是满足听众需要的助手。 在使用期间要把注意力集中在听众接触上，不要放在那些工具上。
检查你的位置，使你看起来跟器材很调和，不要站在跟它相反的位置。 放在架子上的板比挂在墙上的板更佳；纸板或白板优于黑板。
要让幻灯片保持简单，并做适当的解说。 谨慎使用高架放映机。主要使用于事先制作好的幻灯片。好好利用器材的潜力，但只是把它当作仆人来用——不要让它变成主人。
具有重要意义的演讲
前面已经讨论过非正式演讲的技巧，并提出建议。它是假定讲题属于一 般性的，演讲的时间是以听众能迅速保持注意力为准，大约是 20 分钟。
经理人会被要求做各种方式的演讲。他们也许需要做较长时间的演讲， 或做技术性的演讲。他们会被要求做下述方式的演讲，就是召集同仁来听讲，并对演讲者做出评判，看看他的技术能力如何，及他所代表的公司的能力如 何。
那么演讲者很可能会碰到需要在装有麦克风的大礼堂里发表演讲，并需 要处理问题及讨论。
我们将继续提供处理这些情况的方法。 在开始时，让我们先区别下述四种演讲的不同之处：（1）非正式演讲，讨论一般性的话题，不涉及技术上的细部事项。演讲 时间大约是 15 到 20 分钟；（2）重要演讲，例如会议式演讲，可能需要一小时；（3）技术性演讲，主要是传达技术上的细部事项；（4）经刊登的论文或讲稿。 本节将讨论如何处理后面三种情况——重要演讲、技术性演讲、经刊登的论文或讲稿。 一个当经理的人也许还要以其他角色去参加会议：做个普通的与会者，提问题，或一起讨论别人的提案。如何扮演那个角色将在第二十一节的“较 大会议”中加以讨论。
较长时间的演讲 现在是在讨论下列问题： 较长时间的演讲究竟应该多长？ 它如何设计？
它如何准备？ 首先，让我们谈一谈演讲时间的长度。 人们所能集中精神去听的时间是有一定限度的。
时间的长度要由许多因素来决定。演讲者的技巧，一天的时间（上午要比下午或晚餐后来得长），听众对讲题内容的兴趣，演讲者跟听众之间的互 动关系。
然而，虽然有这些变数，但还是有限度的，超出那个限度你就无法期望 听众还能集中他们的精神。这个时间大约是 15 到 20 分钟。
有天份的演讲者，再加上环境良好，所讲的题材有趣，也许可以维持听 众兴趣到 35 分钟，甚至 40 分钟。不会更长了（在大学里一堂 50 分钟的课，究竟有多少学生能集中精神从头听到尾的？）
一位演讲者如果想要让听众的注意力能集中 15 到 20 分钟，他就要替自 己订个严格目标。
因此，如果他被要求在开会时发表一小时的演讲，包括接着举行的问题 讨论，他应该怎么办？
较理想的做法是，他应该先跟会议主持人商量，使他的演讲时间不致超 出听众的注意力集中时间。但会议计划的性质似乎是非要演讲者发表包括半小时问题讨论在内的一小时演讲不可。
遇到这种要求，演讲者应当接受安排给他的时间，并将它分成几个较短 的时段。在每一时段之中，他应当选择完全不同的方法来演讲，这样就可恢 复听众的注意力。
例如，一小时的理想分法是分成四节，每节约为 10 到 20 分钟。 第一节：不妨采用正式演讲的方式，演讲者站在听众的前面，面对他们。
会场里有一种从讲台上散发出来的权威气氛。 第二节：改变气氛。使用视听器材，如幻灯放映机。到礼堂中间来使用放映机，并在听众间以较亲密的方式继续演讲。跟听众打成一片，使用箭型 手电筒来帮助，让大家一起把注意力集中到银幕上。
第三节：让听众投入。鼓励他们去思考他们愿意在这个阶段所提出的问 题。或者发表其他的意见及经验，或者把听众分成几个小组来讨论，然后再报告他们到目前为止所听到的东西。
第四节：采用别的方式，继续让听众产生新的注意力。例如，从听众中 收集三或四个特殊的问题，邀请他们加入演讲阵容，在礼堂前面坐成半圆形，彼此公开讨论。这种讨论不仅可再度激起注意力，而且可以引发一般听众的 热情，因为他们认为跟原先在听众席的人辩论及质询是件很新鲜的事，感到很兴奋。他们不想被人遗弃。
最后，根据笔记及随后的讨论，将要点做个总结。 像这样一种重要讨论会的准备方法请参阅前面所提供的建议。
（1）A4 阶段：任意记下的备忘事宜。
（2）A5 阶段：以听众为导向，在少数几个主要标题下面加以整理。
（3）A6 阶段：将提词减至最少。 大多数演讲者在准备发表重要演讲时都需要一再使用这种方法。
第一，将全部演讲好好计划，使它成为四个独立的部份。四个部份的主题必须慎重选择，记住听众的兴趣，并将演讲方式做三或四次的改变，以求 恢复听众的注意力。
第二，重复使用 A4、A5、A6 方法，每一部分使用一次。 这种做法的最后结果将有 5 张 A6 卡，最上面的一张写有讲题及所包含的四个部分；每一部分都有一张卡片，每张卡片上面写有该部分的四个左右的 标题。
把计划拟妥后，演讲者必须确实可以获得演讲所需的适当器材——特别 是视听器材。他必须花点时间及心力，确保能得到合适的模型、图表或幻灯片。正确、简单、可见、次序不搞错。
让我们把重要演讲的主要问题做个总结：（1）没有特别帮助，你不能期望听众的注意力集中时间，一次可超过15