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哈佛管理技能培训教程 全集-第章

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2。除了通讯录之外,也要编制“人才录”

任何人都有通讯录,不过除了通讯录之外,最好还编制一本“人才录”,专门记载详细的个人资料。

在人才录上,包括姓名栏全部有十二个项目,详细记录个人的专长、特征、学历背景等等,所以在求才的时候,非常方便。

“人才录”可用硬纸板做成,并用钉针外皮装订成册。

3。与人会面选在书店最适合

与人会面时,如果对方没有不便之处,你可以利用书店做为会面的地点,并且特别指定大书店中你所喜欢的专柜为会面处。在等人的时间中,也可以用来收集信息,一点也不浪费时间。

如果比约定的时间早到,就可以看看杂志或自己喜欢的书,以吸取信息,即使对方迟到,也可有意义地打发时间。只要稍加用心,等人时间就可以变成充实、有意义的时间,而且大书店目标很容易找,可以说是最适当的会面场所。

4。名片的整理

在整理通讯录时,可采用一般的方法,按照姓氏来排列。不过名片方面,就不用要这个方法,而是要分成工作、公司等几个项目来整理。

如此,即使一下子想不起对方的姓名,只要知道对方是“A公司的职员”,仔细找找A公司那一份就可以,此起按姓氏排列,这个方法更容易检索。

此外,整理名片时,不要把名片放在名片盒里,要放在名片簿中,这样较容易翻阅找寻。

5。在“工作手册”上详细记录零散信息

出门办点小事,却不巧赶上拥挤时间,结果白白等了半个多钟头,这种情况经常会发生,只是平常不太会感觉到,其实这些浪费掉的时间,一累积起来,也是相当可观的。

所以,为了防止这种无谓的浪费,连乍看之下很可笑的琐碎信息,最好也记在“工作手册”上,比如邮局在哪一天哪个时间人最少,或是哪个窗口办事速度最快……,将这些具体的信息记在手册上,办起事来将更为方便、迅速。

6.开会时间要加上尾数,以防止迟到

召集会议时,如果把时间订在“一点”、“两点”,一定会有人迟到。这种几点“整”的时刻,大都会令人感觉这只是个概括性的标准,很容易漫不经心的珊珊来迟。

所以,你尽可能在开会时间加上尾数,如“一点十五分”,这样一来,会令人心生疑惑:“这个时间是不是具有什么特别意义?”因而产生极高的兴致,如此会议就能准时开始。

7.立刻在收到的名片上写“当事人”的资料

对商界人士而言,交换名片似乎是不可缺少的“仪式”。从初次见到的人手中所收到的名片,不要随便乱放,应整理得有条不紊,日后将成为宝贵的个人资料来源。

当与人交换名片后,你可以马上在对方的名片上书写他的专长、兴趣、资历等等,这么一来,要找人才就轻松多了。主要的是,为方便日后利用,先在名片上多加几个字,这一点是非常重要的。

8.与没有时间观念的人约会时,可接着安排另一个约会

约会老是迟到,没有时间观念的人,大多在事情已告一段落之后,仍喋喋不休地说个没完,即使是事情已谈完,他们也无意离开,仍兴致勃勃地准备畅谈一番。在与这种没有时间观念的人约会时,你可接着又安排另一个约会,并且事前声明:“我两点十五分有约会,我早一点在一点四十分见面吧”!

这么一来,几乎所有的人都会准时赴约,由于时间有限,会面得以快速地进行。从第二个意义上来说,又可防止时间的浪费。

9.与公司主管会面时,在对方名片上书写秘书小姐的芳名

当你与公司董事高级主管交换名片时,你可以请教对方专任秘书的芳名,趁着记忆犹新,马上写在收到的名片上。

因为在与这种高阶层人物联络时,他们不可能会亲自接电话,通常都经过秘书转接,如果事先晓得秘书的芳名,联络起来自然会顺利多了,而且,借此博得秘书小姐的好印象,对日后的工作自是大有益处。

10.名片上除“个人资料外”,另记录其他资料以加深印象

除了“个人资料”之外,你还可在收到的名片上,书写种种资料,比如一般的“见面日期”、“见面场所”、“介绍人”、“会谈要事”等等,此外出身地和外表特征,也都尽可能地写下来。当然,这些都是人才录上的珍贵资料,同时借此加深对他人的印象,即使是很久不见的人,只要看看名片,脑海中就能够浮现鲜明的印象。

最好在交换名片的当天,就把这些资料全写上去,以免日久忘怀。

11牢记女职员的生日

整体工作能不能顺利进行,关键多半在于女性职员,似乎每家公司都是如此。即使复印一张文件,小姐们肯不肯尽心帮忙,都会影响到工作效率与工作成果,因此很多人对女性职员都特别用心。基于此点最好的方法是记住小姐们的生日,在当天送她们一张生日卡。以小小一张卡片,向她们表示感谢,就算她们平日对你有什么不满,也会一笔勾销。

12。通讯录要采用活页卡片,以便插换追加

通讯录最好是采用活页式卡片,这种活页式通讯录,一张卡片上只登记一个人,所以不管对方搬了几次家,改来改去都不怕没地方可写,换新卡片也是很简单。

此外,还可根据情况的需要,随意插换追加。举例来说,如果“陈大”的后面是“林二”,有一天又认识一个姓“陈三”的人,旧式通讯录一定追加在最后一页,但是这种活页式的通讯录,就可干净利落地把“陈三”插在“陈大”与“林二”之间。

13。贺年卡上的“最新动态”,要马上转记到人才录上

最近贺年卡上的贺辞大部分都是印刷的,顶多在最后一、两行自己再添上几句话,有时候,也会顺便写上个人的最新动态,比如换工作、买房子搬家、通知结婚、添丁报喜等等。

对这些贺年卡上的新信息,你必须仔细筛选,将必要的转记到“人才录”中当事人的卡片上。这些都是人才信息的基础资料,如果遗漏对方搬家的通知,以致于失去联络,于公于私,都无法再发展下去。

14。个人动态的原始资料,要保存一定期间

只要一收到告知搬家、结婚、添丁、死亡等等有关生活变化的书信或明信片,你可将其转记到“人才录”的卡片上。

至于那些信件,则收到盒子里保存一定期间,因为如果马上将原始资料丢弃,就无法对比“人才录”上的记录有无错误,以致于经常发生阴错阳差的现象。为了防止误认或笔误,最好将原始资料保存一定的期间。

15。借着人才录的帮助,即使多年不见的人,也能谈得很融洽

“人才录”是人际关系网中个人资料的档案,其中设有种种项目,比如“姓名栏”、“姓氏索引”、“性别栏”、“出生年月日栏”、“会面栏”、“学历栏”、“职业栏”、“籍贯栏”、“服务地点栏”、“现在通讯处栏”、“家庭栏”、“备考栏”等等

因此,即使与多年不见的人会面,只要事先查看一下人才录上的资料,就可知道对方现在在哪家公司哪个单位担任什么职务、家里有几个人、结婚纪念日是哪一天……,借此彼此不会感到陌生,能很快地熟识起来,相谈甚欢。

16采用名片大小的卡片做通讯录,十分方便

采用名片大小的卡片做活页式的通讯录的方法是,将卡片从上到下分成四行,第一行写家庭的邮递区号、地址、电话号码,第二行写公司的邮递区号、地址、电话号码、传真机号码,第三行写公司名称、单位名称、职衔,第四行写人名或是团体名。

这些资料一目了然,可以说是效率很高的通讯录。市售的通讯录大部分都太小,不像这种自制的通讯录具有充分的填写空位。

17。人才录要以拼音字母加以细致分类字母区分

活页卡片人才录上的索引栏,并不是按现成格式大略地以姓氏分类,而是取其人姓名的前三个字音,填入索引栏。以“林达新”来说,你可在卡片的右上角,写上“L、D、X”三个字,如此一来,在L区之中,还可按1、2、3、4的顺序,加以细分化。(或者,亦可在L之后以男、女行业、地域区分)因而得以缩短找寻的时间,很快找到自己所要的资料。虽然找一个人省不了多少时间,但是在找很多人的情况下,效率可就大有不同。

18。“记号式”通讯录�
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