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羊皮卷智慧全集: 经典黄金珍藏版-第章

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  你是否在电话上呼叫某个人后立即挂上呢?是否曾经有一个会议预定10:00点开始,而到了10:15却仍然没有开始呢?是否在午餐之前刚好完成一项主要项目呢?是否坐在大厅里或者等待室等候你的约会呢?
  单个的5分钟或者10分钟也许微不足道,但是,在把它们加在一起之后,将变得巨大无比。那么你每天有多少“中间”时间呢?10分钟?20分钟?30分钟?如果你每天浪费30分钟,那么,你一年内将浪费掉158个工作日!那是超过3个星期的工作时间啊!如果你每一年多了2个星期的工作时间,并且是在不以影响你的假期计划和正常工作的前提下,那么,是否你将会有可能更好地控制自己生活的感觉呢?是否可以增加你的组织的价值呢?
  为了重新控制你的“中间”时间,你必须进行计划,并且随时做好准备。
  制定一份行动计划的最佳时间就是现在!哪些是那些小的行动,没有确切的截止日期,却可以放在“中间”时间里完成?奥格·曼狄诺发现,下面一些建议非常有效:
  ① 及时回复电话。
  ② 在那些已经打印出并准备寄出的信件上面署名。
  ③ 在你的办公桌上面放一个文件夹,并阅读一些文件。
  ④ 整理你的办公桌,并把所有的东西放在合适的地方。
  ⑤ 如果需要的话,重新审视你的行动目录并且重新排列它们的优先次序。
  ⑥ 更新你的等待处理事务目录单。
  ⑦ 检查你的信件。
  ⑧ 写出一个便条或者备忘录。
  ⑨ 放松!调整呼吸!
  问题是,许多人随意地浪费自己的时间,而在其后却对浪费的时间有负罪感。执行上面的每一条(包括放松),时间就不会那么容易的被浪费了。


找到时间浪费的症结所在


  找到时间浪费的症结所在
  本杰明·富兰克林说:“即使那些最忙、备受时间压力的人,也会浪费许多时间。”他们并非故意如此,多数情况下是完全没有意识到这一问题。多年来已经养成的工作模式,其中有很多陋习,随时在吞噬着你的时间:你的办公桌缺乏条理,要找一份文件就花费了数分钟;你和一位同事不期而遇,扯了许多无聊的费话;你把三分之一的时间用于各种会议,但有些会议却没有什么价值;你对一件难办而又不得不办的事情优柔寡断,拖延了很久;你要约会一位重要人物,但对方不守时让你白等了20分钟;正专注于某项工作被突然来访者打断,再集中起精神返回原来的思路又用了十几分钟,或者,你花费很多时间去处理琐事……
  如果你正存在这类问题,而你又希望提高工作效率,那么,不要让懒于改变现状的惰性控制你,立即着手改变你的工作习惯。一旦形成了良好的工作模式,就可以在相当长的时间里利用它,只要按具体日程做细微改变就可以了。这是一项十分有益的工作。
  为了更客观地了解现状,首先要对你的工作方式、利用时间的模式做一个检查。为此安排一周的时间就足够了。从早晨起床到晚上休息,把所有的行动都丝毫不漏地记录下来。为了简化记录,你也可以只调查上班的这一段时间。如果你能根据自己工作的特点准备一些表格,调查起来就十分简便了。
  要把时间调查表放在最方便拿到的地方,随时记录,如果把一天积累的所有事项重新回忆,就难免会有疏漏。不要遗漏发生的特殊事情,以便于寻找工作的规律性,为以后做工作计划更为切实可行提供帮助。时间调查表的内容力求客观准确,分析这些问题才更有价值。
  随着你对工作情况的了解,你自然会对时间利用的方法变得格外重视。把每一项工作所占用你的时间作一个统计,看你在处理问题、进行工作上面使用了百分之几的时间;在不太重要的工作上花费了多少时间;用于会议的时间有多少,你又用了多少时间在会议的计划和准备上了;每天处理信件花多少时间;而处理必不可少的必办信件又花多少时间;在部下委托给你的工作上又花了多少时间……你是否一到单位就看报纸,而报纸内容又与工作无关?你是否过多地出席了对工作不起任何作用的会议?你是否喜欢跟别人聊聊天,说些没有必要的话而浪费了彼此的工作时间?你是否把别人能干的工作都留在自己手中亲自处理?
  如果是这样,你就要好好研究一下你的工作方式,改掉浪费时间的坏习惯,并且从现在就开始。
  


不要让拖延成为你的一种生活习惯


  不要让拖延成为你的一种生活习惯
  有些人总爱把要做的事情往后推。不知何故,我们总是相信以后还有很多时间,或者这件事在别的时间做会更容易些。但是,我们好像并没有更多的时间,而且,事情不及时处理,通常会更困难。
  对一些人来说,拖延已经成为一种生活习惯。
  奥格·曼狄诺说:“我从没遇到过一个喜欢把事情往后拖的人,或喜欢拖延的结果的人,但我看见很多人在这么做。如果我们不喜欢它,也不喜欢拖延的结果,为什么我们总是那样去做呢?”
  让我们透过为拖延提出的种种借口,来看看拖延习惯背后的一些真正原因:
  ① 有人自欺欺人地认为,以后会有充裕的时间。在我们遇到一个大问题时,这种倾向犹为明显;但在一些小事上,也偶有表现。迟早我们会面临这种情况,而且这些工作稍后再做,比一开始就做要困难得多。
  ② 现在看来无关紧要。也许,我们意识到它的重要性需要很长时间;或者我们正忙于其他被我们拖延得很紧迫的事情;或者有时,我们仅仅是没有着手去干。有的人这样拖延,以致于他所能做的就是像一个消防队员一样,整日四处奔波,首要的任务就是把火扑灭,以防死灰复燃。
  ③ 没有压力就干不成事。很多人太缺乏自觉性,除非有人在后面督促他们完成一项任务,否则,他们就不会开始。当别人紧催他们的时候,他们才会行动。
  ④ 我们之所以拖延,是因为事情似乎令人讨厌,难做,或者枯燥乏味。当我们害怕做什么时,通常很容易找出一个拖延的借口。不幸的是,我们越怕完不成任务就越胆怯,而情况就会变得更糟糕。
  到目前为止,最普遍的理由是最后一个:我们怕做一些事情,于是我们就拖延。所有的其他理由,归根到底不过是源自这四种原因。
  对于那些自欺欺人的拖延行为,单用数字就可以帮助我们意识到它的愚蠢性。比如,我们有一项工作可能会用一个小时才能完成,我们向后拖延了两个星期,我们大多数人会犹豫,是拖延还是继续做。至少我们得用十分钟的时间考虑我们必须做什么。因为这件事增加的这些额外时间,使得完成工作的时间延长了很多。因为我们把完成任务的时间增加了:犹豫的时间,加上拖延的时间,再加上完成任务需要的时间。无形中,我们把本需要一个小时完成的任务变成了三个小时。但这并不是最坏的影响,犹豫的情绪正侵蚀着我们做其他工作的信心。
  我们为什么拖延?习惯成自然而已。
  大家都知道拖延浪费时间,事实上拖延的弊端远不止这些。拖延是个不讨人喜欢的习惯,不仅使我们失去个人的自尊,而且也失去了别人对我们的尊重,它使得我们的生意花掉了比以前更多的钱,同时使得各种机遇的大门不再向我们敞开。
  拖延不仅约束了我们的事业,而且影响了我们的个人生活。对一个犹豫不决的朋友一句鼓励的话,总是没能及时说出口;一句表扬的话,总是没能及时表达出来;或者我们从来没有抽出时间,用实际行动来表达对别人的爱。拖延把这些从我们和需要我们帮助的人那里悄悄地带走了。
  这儿有一些诀窍能帮你克服拖延,每天都有一个新的开始:
  ① 放下手头工作之前,为第二天做好准备。在上床之前,列出你明天早晨要做的每件事情。为每天早晨的开始建立一套固定模式,那样你就不必为第一件要做的事而费神。确定你要做的每件事,着重确定好第一件事。
  ② 晚上有充分的时间睡个好觉。上床时不要吃东西,也不要胡思乱想。晚上吃太多的东西或喝太多的酒,会让你休息不好。试着把脑子里想的东西都抛开,就像倒空你的衣袋一样,这样你就可以无忧无虑地休息了。
  ③ 正确使用你的闹铃。把时间定在你要起床
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