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分钟后 我回他电话”。至于“A（Again）五”，则表示“请他 5 分钟后再打来”。
此外，一些推销员打来的电话，直接由秘书处理掉即可，不必由自己接听。 有时候和比较健谈的客户通电话，在谈完正事之后往往还会聊些家常，
如果采用这个方法，就不必担心电话讲太久，而错过其他电话了。也许有人 认为只要通话简短，没有特殊的方法也不会有困扰。但和客户聊聊家常是必
须的，如果采用这种方法，不但可以和客户好好聊一聊，也不必担心耽误了
其他的事情。
把对方来的电话说得详细一点
人们最不喜欢打电话的时候，只听到对方一声“喂！”而不报上自己公 司的名称。照理说，接到电话应该说：“○○公司”，或是“○○公司业务
部”，让对方确定没有打错电话，如果打错了可以趁早发现，避免浪费时间。 同样的道理，总机或是负责传达的人，如果只说“○○先生来电”，也
是不对。应该说“○○公司的○○先生来电”。
像这些电话应对，应该在职员刚进公司时就要训练。譬如把各种现象电 话应对方法编印成册，让新进员工一开始就知道如何应付，等到出了问题才 教他就太晚了。
这本手册里面有各种电话应对的方法，以最令人头痛的推销员电话为 例。一般推销电话无端地占用别人的时间，就某些程度而言，可以算是一种
犯罪。不过，一般推销员不会一开始就露出马脚，通常他会说“恭喜您从 10 万人中脱颖而出？？”然后渐渐扯到他所要推销的东西。这时你可以单刀直
入地说：“总而言之，就是推销嘛！”不管多么厉害的推销员听到这句话， 也只能回答：“啊！是的。”然后你就赶快加上一句：“不用了，谢谢！”
马上挂断电话，不必为这个浪费时间。
此外，手册里面，对于对方打错电话时的处理，也有详细的说明。许多 人在知道对方打错电话之后，都会不高兴地说：“你打错了”，就挂断电话。
然而，这样应对的话，对方很有可能再打过来。所以，接到别人打错的电话， 一定要问清楚：“请问你打几号？”如果对方号码不对，应该告诉他：“我
们这里是○号”，万一号码相同，就应该说：“您打的电话没错，不过，我 们这里是○○公司啊！”如此一来，就可以避免重蹈覆辙再打过来。其实这
些都只是一些小技巧，然而稍微留心，就能减少时间的浪费。
做一份“行动记录表” 订定行动记录表比做预定表，更能妥善管理时间。 有很多人常说：“唉！自己想做的事情很多，却因为时间关系，没有办
法实行！”然而，只要仔细分析一下他所谓的“时间关系”，就知道其实不 是真的没有时间，而是从一开始就认定没有时间，根本没有用心把握。所以，
与其订定不知道能否实行的预定表，倒不如做一份行动记录表来得实际一 点。因为根据这份记录表，你可以清楚地知道，自己使用时间的方法到底出 了什么问题。
行动记录表没有必要持续记个一两年。只要好好记一个礼拜，自己的行 动规律自然一清二楚。只要知道这些，以后该怎么做就简单多了。最重要的
是，借由客观的数值，改变原以为没有时间的想法。
对于经常以为没有时间的人而言，唯一解决的方法似乎只是缩短睡眠时 间。他们总以为，这件事花多少时间，那件事花多少时间，最后没办法的话，
再把睡眠时间缩短就可以了。然而，借由熬夜来缩短时间，精神必然恍惚， 从长远的眼光来看，也不是什么解决的办法。所以，如果非缩短睡眠时间不
可，与其熬夜倒不如早起。
在一般家庭，都是用收支簿记录金钱开销。其目的应该不只是单纯的记 帐，而是了解收支情形，更加合理地使用金钱。至于行动记录表，不是金钱
的收支簿，而是时间的收支簿。使用时间和使用金钱的道理都是一样，因为 一样，了解的方式自然也是一样。
这个行动记录如果能以“分”为单位，每分每分地记录，当然是最好。 不过，这样记录可是很吃力的。可以“6 分钟”为单位。为什么以“6 分钟”
为计算单位呢？主要是 6 分钟刚好是 1 小时的十分之一，计算起来比较方便。 如果以 6 分钟为一个刻度，在方格纸上做份记录表，因为一个刻度有 5、6
厘米长，必要的话还可以更加细分。对于那些常抱怨时间不够的人，希望千 万能抽时间作份行动记录表。只要下点工夫，想要多少时间都有可能。
三、提高效率，永恒而常新的课题
当今企业不论规模大小，欲在这风险丛生、变幻莫测的经济环境中掌握 经营契机，效率的提高就成为一个永恒而常新的课题。此课题之大涉及企业
的战略与方针，之小则牵连员工一举手，一投足。所谓涓涓细流，可以成瀑， 如每一员工心念中常怀“效率”二字，则企业必永立于不败而至巍然。
值得借鉴的“一句话”
写完这份公文就休息一下，办完这件事就去洗个温泉等等，在每个阶段 给自己准备一份达成奖励，是提起干劲的秘诀。
女友应该是工作、读书时的鼓励，而不是妨碍。 想要避免时间浪费，可以计算一下自己的时间成本。
利用等车时间办事情时，使用有开铃装置的手表，就可以不必担心时间，
而能专心做事。 想要使会议进行不至于拖拖拉拉，必须事先决定散会时间。 订定开会时间时，如果像“一点五分”之类的加个零头，可以使散漫的
人也知道守时。 列张表注明“零碎时间可作之事”，一有空闲，就不至于浪费。 使用马表记录自己行动所需时间，就能发现平常不曾注意而浪费的时
间。 与其花一大堆心思作一份工作预定表，倒不如简单地作份工作记录表，
较能掌握工作的进度。 可以提醒自己注意目标的标语，如果一成不变，效果就会越来越差。 将该作的事情列一张表，完成的话就用红笔划掉，如此一来，除了能掌
握进度，还能刺激工作欲望。 遇到问题，不要只在脑中空想，试着把问题写在纸上，往往可以意外发
现一些解决的办法。 将常用的文字、数字刻成橡胶章，节省手写所浪费的时间。 将报章杂志的资料，剪下来复印。
复印的资料如果不管原来的纸张大小，一律统一规格，则保管方便，查
阅也容易。 不要把复印的资料贴在剪贴簿上，应该用可以抽换的活页式档案夹保
管。 复印机最好附有放大缩小及自动送纸的功能。
在工作前，先决定工作优先顺序，就不会把时间浪费在无聊的事情上。 决定工作的优先顺序时，不要只着眼于眼前的 100 块钱，应该针对 1 年
后的 100 万元来考虑。 工作繁重时，不要每件事情都想做，先集中精神处理大约占有两成的重
要部分再说。 弄清楚自己的作息习惯，如果可以在脑筋最清楚的时候，处理最重要的
事情，不但做得快，又做得好。 工作想要有效率，就不要搞乱自己的作息习惯。 把握工作的“惯性定律”，也就是一旦习惯，再麻烦的工作也不觉得苦。
如果工作前热身运动和工作没有直接关系，则往往会得到相反的效果。
让自己喜欢的音乐叫你起床，可以很快进入状况。 遇有重大问题，如果“大事化小”，分别考虑，解决就容易多了。
将目标分为近期、中期、远期，是达成目标的要诀。 遇有复杂的事情，先整理成“系统树”，自然就会知道该从何处着手。
同时进行好几件单调工作，无论哪一件的工作效率都会提高。 不要一拿起书就想精读，先浏览一遍，找出值得一读的地方。 如果知道一本 300 页的书，大概只有
10 页对自己有用的道理，读 书效率
就会提高。 如果把书放在好几个地方，并且在同一段时间内读好几本书，则读书气
氛可以时时更新，提高效率。 如果在床上看书，最好要有读书专用灯。
如果把上厕所时间也当作读书时间，必须注意照明是否足够？同时也得 准备文具。
比别人早到 1 小时，可以多做 2 小时的事。 把午餐时间挪后一小时，就可以加倍利用午休时间。 读书别忘了准备划线，记重点的文具。
多准备一些文具之类的消耗品，可以减少买东西所耽误的时间。时时带
着随身听，在做一些单纯的工作时，就可以用“耳朵”吸收知识。 就整体效率而言，牺牲睡眠工作会产生负面效果。 太饱或太饿都做不了事。
无论工作多么忙碌，千万