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铅笔、派克笔等三大“法宝”，此外，橡皮擦、圆规、小剪刀、曲别针、卡 片等，都是有助于工作的文具。建筑师等专业人员，就必须使用平行尺、丁
字尺、三角板等制图文具。摇笔杆的人，大概只要一支万能笔就走天下了。
总之，文具用品完全因人而异，各取所需，但卡文先生之所以使用铅笔， 就不是单纯的喜欢因素，而是以“整理术”的观点所作的选择。不同于一般
人所使用的圆珠笔，由于铅笔更正容易，不因涂擦重写而显得脏乱不整齐。
家里、公司都各准备一套文具。也多准备一套随身携带。 当然，有人会认为，只准备一套文具随身携带的话，不是很方便吗？在
家里、公司也可使用。但是，使用后若没归回原处，象有时放在家里的书桌 上或公司的抽屉里，出门在外，临时要用，只能干着急的情形很多。有时灵
感一来，脑中闪现十分有趣的构思，但在当时无纸笔可供记录，事后也无法 完整回忆起来，不是十分遗憾吗？
如你因工作需要，要常去法院办事，花在等开庭的时间很多，也很难确 知何时办完事，因此要常利用等的时间看看书刊，或想想稿子的大纲结构，
所以偶尔需要作个记号，或写点东西，这时身上半只笔都没有的话，是件很 麻烦的事。因此，你必定随身携带一支铅笔，走到哪里都方便无比。
在电车中阅读时，碰到某个重要的地方，也必定用派克笔划，简单却很 重要。
总之，文具用品准备三套的主要目的，是充分利用空间时间。有一点也 十分重要，就是这些文具必须固定放在家里的书桌上、公文包内和公司的抽
屉里，无论如何绝不替代使用，如此，才能发挥效用，哪个地方有欠缺时， 也必定立刻补齐，坚持绝不暂借或替代使用的原则。
2。四色圆珠笔是区分资料颜色的利器 前面已提过，卡文先生喜欢用的三种宝器是圆珠笔、铅笔、派克笔（彩
色笔）。圆珠笔预备四种颜色是最理想的，无论是书籍、出版刊物、 原 稿，以四色笔就可发挥区分资料的重要度。例如：最重要的信息以红色划线
作记号，其次用蓝色、黑色、绿色，校对、复习时都能立即辨知，所以四色
圆珠笔是十分重要的法宝。
曾有一位棒球评论家 K 先生（也是四色圆珠笔的爱用者），他在比赛时 作笔记或记录时，红色表示打者击一中安打，黑色表示投手应使用三振对方
之法，蓝色和绿色是表示有关比赛的感想。所以只要一看这些代表颜色，就 能立刻知道比赛过程及内容。
在四色笔中，一般人最常用的是红色和黑色，所以墨水总是很快就用完， 常常留下其他两种墨水。想必很多人认为实在很不经济。碰到这种情况，就
会把它丢掉，再买一支新的。站在实用及提高效率的立场而言，再买一支的 好处比较多，并不只是文具用品，节约不一定是美德。
平时，人们常使用的圆珠笔、签字笔、钢笔，而很少有人使用铅笔。非 正式文章或演讲草稿，也大多使用圆珠笔或钢笔。从方便书写及可任意修改
的观点来看，铅笔应是比较理想的工具，既可快速地书写，又可立刻涂改而 不留痕迹，文章看起来仍是整整齐齐的，不是很理想吗！
在书上作记号划线所用的“派克笔”，虽是一件小用品，却也是整理术 中方便又重要的文具之一。
3。钢笔类的贵重品在工作上不适用 钢笔是一般生意人最常携带的物品，难免带着显示自己身份的意味，有
些人甚至喜爱外国进口的高级钢笔。其实，钢笔缺乏实用性，一点也不值得 用。
对高级钢笔敬而远之的最大理由，是因为它太名贵了，舍不得随意使用。 文具用品是消耗品，用完就丢，钢笔也是一样，这种高“贵”的钢笔若是用
坏了就丢，普通人没那么大的资本。
由于钢笔使用的是墨水，某些纸质不适合使用；更糟糕的是，多余的墨 水在书写时渗出的话，污损纸张的机率相当高；若一段时间没盖上笔套，也 常有断水现象。
基于这些理由，一般不愿使用钢笔，也没有购买的欲望。既是无多大用 途的文具，实在无需再将它当作礼品，以免老被放入抽屉里，徒占空间。
4。可利用装名片的盒子装些小东西 对商业人士而言，桌子是主要的战场。懂得如何使用、如何整理桌面，
可提高工作效率。 桌子可分为做事、批文件的桌面，和放置各种文具用品的空间两部分。
不需多言，放置文具用品必定是抽屉。但是，抽屉常要开开关关，里面的东 西也因而晃动，如何使文具用品位置固定，而不会凌乱呢？
对于桌子的选择也是很重要的。卡文先生通常是挑两边都有抽屉的桌 子。为了整理用品或资料，桌子的抽屉多一点，使用起来会更方便。但是，
如果对于哪一个抽屉放什么东西都不清楚的话，再多的抽屉也毫无意义。
卡文先生的桌子，左边抽屉是摆最常用的文具用品，或常用的书刊等； 右边就放些比较不重要的书刊。这是为配合左手打开抽屉、右手拿文具的身
体自然动作的原因。还有写字一般用右手，在边书写时，也可边用左手拿东 西。
市面上常出现仅有右边抽屉的桌子，对习惯右手工作的人，事实上是一 点也不方便。
有一项原则：抽屉必须常常整理。有些桌子常附有塑胶制的浅盒子，将 抽屉分为两格，后面一格常因不易使用而空着。
为了使用方便，利用现成的文具盒子是最好的。一般认为整理抽屉最好 的东西就是装名片的小塑胶盒。这种塑胶盒的容器拼装后，和抽屉的大小差
不多，可并列作为间隔。曲别针、邮票、零钱等小东西可分别放在名片盒子 里，取用方便，而且不紊乱。
5。书桌的整理，以便于使用为前提 书桌上除了台灯外，电话和辞典是常看到的东西。此外，客户的电话本
也是很重要的。几年前，卡文先生买了一种电话号码自动存放机，逢到 A 开 头的客户名称，按下 A 键，A 类卡片就会跳出来，可立刻查出客户的电话，
减少翻查的时间，非常方便。
但是，科技文明不断进步，最近更出现能记忆百条左右的电话号码的电 话机，比先前的电话号码存放机更方便，更符合减少寻找时间的条件。
电话只要在书房或工作室放一台就够了，不要让电话占太多的空间。尤 其是地窄人稠的都市里，在狭小的房子的关键处、厨房角落都摆上电话，反
而会造成许多困扰。如果工作室也这样的话，那就更糟糕了。
书桌整理术最优先的是要放些常用的东西，要用时能立刻取到。“整理” 并非指把书桌整理得整整齐齐、一尘不染的意思。尤其常用的书籍、辞典，
可直接放在桌上，要用时，不用移动双脚就能直接拿到，十分方便。
书桌上常堆放几本翻开的书以及文具用品，一眼看去，象是凌乱地摆在 桌上，但是，这却是最方便使用，完全按照个人的需求而作的“整理”。
总之，无论别人眼里看起来怎样凌乱，只要个人使用方便，都是正确的 整理术。所以，书桌的整理重心，不是看起来冠冕堂皇或整齐划一，而是追 求高效率。
6。公文包，大小通吃 对商业人士而言，公文包是必要携带的用品之一。妥善使用公文包可提
高工作效率。事实上，人不是因工作而活的。看看以下对公文包的使用的说 明，就不会觉得这句话有夸大之嫌。
现在所用的公文包，是由质地很硬的皮革所制成的，设计也非常简单大 方，实用性很高。
一般生意人都喜欢拿 007 式的手提箱，而有些人却从来不用这种公文 包，因为它给人硬邦邦的感觉。公文包应选择能装很多东西的，比较好用且 便利。
为了区分职业的头衔，而使用特殊的公文包，而平时要随身携带的东西 很多，像重要书籍、原稿、文具用品、钱包、地图，甚至眼镜、雨伞等，经
常都要放入公文包内。因此，公文包就好像医生的出诊皮包一样大。
公文包里应有尽有，碰到任何状况，一点也不用烦恼，要有“只要有它， 万事顺畅”的感受。选大一点的公文包，主要是因为装书的缘故，因为有些
人有看到好书就买的习惯，所以，买了一大堆书也不愁装不下。同时把随身 携带的小东西都装在皮包里，可避免遗失的忧虑。“大小通吃”就是这个意 思。
还有公文包要选耐用的，这也是选择的重点之一。一般来说，公文包底 部接缝处如果牢固的话，就会很耐用，所以底部的牢固与否也是另一项选择 重�