按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
窃亍�
其职位、所属部门；最底下一行则是姓名，或其所参与的社团名称。正如前 面所提到的以姓名为查阅的方法，只要查其姓名，他的资料就能一目了然了。
若不能一眼就发现所要的资料，这样的通讯录便不能发挥效用，有待重新设 计，所以在使用通讯录时，要特别注意记事栏的空间。
3。复印通讯录，以备在贺年卡寄出前作为核对的依据 使用插卡式通讯录，不仅能使整理的方法统一化，也不会因人数的增多
而弄乱秩序，容易查寻，近乎完美。最可贵的一点是当你拥有这样一册完美 的通讯录后，在寄出大量贺年卡及问候卡时，发挥了更受人欢迎的功能。每
年卡文先生的公司都得寄出数千张的贺年卡或问候卡。这么多的数量，无法 一一详细检查，常有重复寄出或漏寄等情况出现。即使只有百封左右的贺卡，
也会产生同样的错误，更不用说是数千封了。因为没有详细地检查，往往产 生差错也不知道。如果能将通讯录作为“对比”依据来使用，检查差错就很
容易进行了。方法是：首先，将通讯录的姓名部分从 A 至 Z 全部复印出来， 把这张复印本放在手边，当一封贺卡写好收件人的姓名、住址后，就在复印
本上该收件人的姓名上盖上橡皮章。这些事他都委托秘书处理，他要做的是 在收件人姓名、住址都写妥的明信片上加上几行他亲笔写的贺辞，并在寄出
时，又用另一个章盖在复印本上。即使出现重复的情况，也会立刻发现。为 了使秘书知道哪些人要寄贺卡，哪些人可以不寄，避免再三叮嘱的麻烦，他
便在通讯录上画上“○”、“△”、“×”或“（○）”等四种记号。每年 一定要寄的人打“○”；寄了很多年，但都没有回信的以“△”表示保留；
不用寄的打“×”；“（○）”则表示对方现因工作或求学居留在国外。 对于其称谓，活页卡上也记载得十分详细。除了一般称谓“先生”外，
如果旁边注明“医”即写“医师”；写有“妻”字，意即连同太太的名字也 要写上去，要加上“夫人”的称谓；若注明“全”，即是“全家敬启”的意
思。这一类的记号，一看便能了解该如何称谓。所以无论贺年卡或问候卡， 都可以委托属下处理，实在是方便又迅速。
卡文先生为何要在数千张的贺年卡或问候卡上亲自写上几行字呢？因为 同一印刷格式的明信片令人觉得呆板而缺乏人情味，为了避免这种感觉，他
亲手写上几行字，给收信人一种既亲切又受重视的印象。这样，卡文先生得 受这种“经常得写这种外交辞令！”之苦。其实，如果真的要写那种“外交
辞令”，光是贺年卡和问候卡，可能得花去他一整年的时间。他能够在短时 间内，从堆积如山的明信片中逐一添上几行问候语，都是长期收集有关私人
资料的结果。卡文先生在资料齐全的通讯录上的前几页贴上邮政编码以及国 内外邮资的一览表，要用时，可以省下查询的时间；要寄到何处，需贴多少
邮资，都一目了然。
4。“人才录”制作法 根据通讯录进行人际信息整理，主要是以能迅速联络对方和缩短邮递时
间为目的。因此，只有查阅其资料时，才能知道对方的专长、近况，及其家 族的概况等等。如果仅仅依赖通讯录，可能都无法清晰地记忆其面貌，更别
论其它。为了更有效地利用“人际网络”，将其外貌和一些重要记录写在另 一本活页卡上，这是一项很重要的工作。卡文先生起名“人才录”主要是因
为“人际信息”在当今社会十分重要，它是一项宝贵的财富。他把“人才录” 设计为“姓名栏”、“索引栏”、“性别栏”、“出生年月栏”、“会面栏”、
“学历栏”、“职业栏”、“户籍栏”、“工作地点栏”、“现居住址栏”、
“家族栏”、“备考栏”等 12 个项目。看到各项栏目的名称，都应该有某种 程度的了解，凡个人的基本资料，包括姓名、年龄、学历、任职单位、家族
成员、结婚纪念日，乃至家族成员的生日等，都有详尽的记载。
在这本人才录中，卡文先生使用的是一般学校常用的资料卡。这种资料 卡是在学生做笔记、实验或统计整理时使用的空白卡片。由于它的规格合乎
需求，纸张厚薄适中，因此他选中了它。“笔记资料卡”也和人际关系资料 处理所用的卡片一样，市面上也有出售，只是市售的都太厚了，编不了多少
就成一本了，不能满足日益增加的人际资料的需求。在这方面，笔记资料卡 比市面上的卡片可多编集三、四倍的数量，能容纳更多的资料。他手边约拥 有 3000
名的“人才录”。
5。“工作地点栏”要预留空白 这本人才录与通讯录一样，依照个人需求而设计，所以具有一些别人所
没有的特色。首先，“索引栏”位于卡片的右上角，以姓氏为原则，按照 ABC 的排列顺序查阅，如果遇到姓氏同音时，则再增加名字的第一个字，查阅时
仍依英文字母的排列顺序，可以很快地查到所要资料。接下来的“户籍栏”， 是最不容易变更的，即使变更也能够查询得到。当其外出或留学国外无法与
本人联络上时，这栏便可以发挥作用。另外，还有工作地点栏，必须注意此 栏要预留空白，以便对方转业或调动时，就能立即更正，以便日后查询。同
样地，对于常有变更的“现住址栏”和“家族栏”也都尽可能预留空白，以 备能立即修正资料。
6。预留“备考栏”，以充实人才录的内容 费心设计的人才录各栏，确实发挥了解对方信息的作用。“备考栏”更
是他的心血结晶。为能更加完美，他在卡片内侧预留此栏，使资料更完备。 在“备考栏”中，可记载有关其生活上的一些事情。例如：在收到的贺年卡
上或问候卡内，对方写下“某月预定到巴黎旅行”或“现在家里添购个人电 脑，以实行个人信息管理”等个人的特别动向时，就要在收到信件的同时，
连同日期一起记入备考栏内。当然，诸如“我找到另一半了”或“有结婚的 念头”之类的大消息更是不可疏漏。诸如结婚或增加人口的家庭变化，就要
记到“家族栏”中，因为这类是有关家族成员的状况。再者，“家族栏”中， 遇婚姻状况有所变更时，男士资料则加注妻子姓名；女士则加注夫姓，如果
知道的话也尽可能记下原来姓名。结婚日期及伴侣的生日更是不可疏漏。如 果在收到的贺卡上得知对方已有宝宝诞生等消息时，就得赶紧记下。当然这
种情形往往在来信中不会写何月何日出生，而是写孩子已经几个月了，这时 就要稍微推算一下孩子大约的出生时间。所推算出的年龄应该是正确的，所
以在寄贺卡或问候卡时，就多了个话题。此外，当要拜访这位朋友时，事先 查阅一下他的家族栏，确定孩子的年龄，顺便可以带个适合小孩的礼物，这
样，拜访就显得十分得体，格外受对方的欢迎。在人才录中，尽量输入对方 详尽的有关资料，如果需要查阅时，必能发挥最大的效力。
7。人才录的迅速查阅法 人才录是按照英文字母的顺序排列设计出的检索方法，谨将其查阅的步
骤说明如下：在人才录的卡片上，上端印有从 A 到 Z 的英文字母。只须保留 代表个人身份的英文字母，剩余的字母都打上孔。例如：大学同学，取第一
个字母“U”，下一步找有关职位的称呼，是银行职员，就以“B”为代表， 会计师以“A”为代表，律师则以“L”为代表。事先做好这一工作，假如你
想得知有关支票方面的常识，就得找在银行工作的朋友，首先找大学“U”这 栏，再挑出银行职员“B”的英文字母，只取“U”与“B”这两项的卡片，其 它的
24 个字母孔已被去掉，所需的卡片便会出现。
这种设计类似电脑程式，十分理想。也许将其电脑化，仍有不符标准作 业程序的问题，但对卡片而言，此种方法比电脑程式方便得多。
如上所述，卡文先生的人才录虽以收集个人基本资料为主，但实际上， 却不限于此范围。贺年卡或问候卡的功用，并非仅是人与人的往来，在事业
上也能增进双方的发展，足见其效果。人才录对卡文先生而言，是无法替代 的财富，它对他具有相当重大的意义，但对其他人而言也许不一样。
8。名片上的资料是“人际信息”的基本来源 看到此处，读者应该了解“人际信息”的整理方法，须从通讯录和人�