按键盘上方向键 ← 或 → 可快速上下翻页，按键盘上的 Enter 键可回到本书目录页，按键盘上方向键 ↑ 可回到本页顶部！
————未阅读完？加入书签已便下次继续阅读！
任何资料都“原始”地丢进纸袋即可，不需要加贴任何多余纸张。而纸袋则 可使用目前最普遍的“角型 2 号”袋，这种纸袋到处都能买到，连 A4 型的资
料都放得进去。这种处理方法，方便、省时又不浪费财力。
袋式档案最基本的使用方法是先把信封袋反面部分的封口切去两厘米， 然后在封袋正面左方写上目录，再把资料放进袋中即可。虽然方法简易，但
袋式系统有与其它系统不能相比的优点。
4。袋式档案的优越性 与其它档案相比，袋式档案有七个优点：（1）便宜。每一个信封套不过几
角钱，再加上角钢书架起码可以放 500 个袋式档案，所有花费还不到 1000 元。（2）简易。不管哪一种资料，只要放进纸袋，在袋旁加上目录即可，瞬间
可以完成统一规格的工作，打洞、剪贴、写重点等繁琐手续一概省略。（3） 轻便。一个、两个硬式档案夹并不重，但一旦有 500 个、1000 个时那就很可
观了。袋式档案每只空袋大约只有 14 克，而一般市售的纸制档案夹起码有
57 克左右，以 1000 个档案计，两者相差将近一个新婴生儿的重量。如果平 时有必要带着档案工作，显然“轻便”是很值得考虑的。（4）具包容性。袋式
档案不但能放资料文书，即使名片、信件、备忘录、报告、小手册、传票、 收据、碟片、录音带等，不需经特别处理，都可放进袋内妥为收藏。（5）单一
开口。一般档案夹是开放的，在携带过程中，有时候资料会掉出来。但袋式 档案只在上端有一个开口，即使倾斜放置，袋里的资料也不容易跑出来。（6）
取放容易。到处都买得到袋式档案的信封袋，即使出差，只要就近书店买几 个袋子就能用了。（7）变废为宝。已经使用过的二手信封，都可以拿来做档案，
虽然不是很漂亮，却可节约资源，也是一件好事。
5。携带性和工作管理能力 一旦开始使用袋式档案系统，几乎所有工作从开始的那一瞬间起，就进
入管理阶段。有的管理者的书桌上和公文箱内总随时放几个空纸袋，长久以 来，只要开始一项新工作，就做新的档案，已成为他们的工作习惯。新计划
开始后，会议的各项纪录、资料、名片、笔记等，都会当场收进档案袋并填 上目录。工作进行中，各类资料也一面装入各袋，一面工作，资料分类的手
续也同时在进行。利用这种方式，即使手边同时进行数项工作，资料也不会 混淆，更省下事后整理的时间，“高效率”是不求而得的。
严格来说，事后处理并不是工作的一部分，而是为了不让资料堆积如山 无法收拾，最好在工作完成前处理掉这些麻烦事。利用袋式档案系统处理资
料，工作一结束，就将袋中资料取出丢掉，其余按次序排列即可。
6。方便整理，节省空间 个人在家中收集资料时，能使用的空间非常有限，而在办公室中分配到
的工作空间也不大。尤其自办公自动化后，信息机器占据越来越大的位置， 办公环境更加恶化。在这种情况下，巨型资料柜、豪华档案和管理者是无缘
的，这也是创立袋式档案系统的原因之一。
一般的六段式角钢书架所占空间较小，可以将五个棚架拆掉一个，略做 调整，变成四棚架、五段式空间，每一段大约放 100 个档案，一个书架就能 放 500
个档案。前述的卡文先生用的角钢书架长宽是 80×250mm，一个小房 间可以摆 4 个柜子，总共可存 2000 个档案。根据他的经验，累积 2000
个档 案大约要 10 年的时间。总而言之，袋式档案系统既易整理，又省空间，非常 适合现代人使用。
7。瞬间检索法 一般地，资料档案累积到一定程度后，找资料就会变成一件麻烦事，检
索会愈来愈难，愈使人烦躁。据统计，一般人找东西能忍受的时间大约是 1 分钟；通电话时，如果对方请稍候，等了 15 秒还可以，到 30 秒就已经焦虑
起来，过了 1 分钟已经不想再等，等了 3 分钟后，肯定要挂断电话。出乎大 家预料的，人就是这样缺乏忍耐性。
袋式档案系统就是要去除人们心理上的这道障碍，提供瞬间检索法，因 为：（1）制作时，已利用纸袋将所有的资料统一规格；（2）以字母顺序做目录，
所以检索容易。使用纸袋，可以使所有资料都可以不拘形式地放入袋中，届 时只要找到纸袋目录就能找到资料。
袋式档案完全不使用特别分类，单纯以字母来排列，不用再设定名目， 只要循字音就能找到资料。它完全考虑人的生理反应，是最有效率的整理法。
8。家庭资料的整理 不仅办公室或书房有许多资料需要整理，家里的资料也不少于办公室。
邮件、收据、银行帐单、保险证、会员证、子女学校有关文件、家电保证书、
使用说明书、贷款证明等，家庭中堆满需要整理的资料。一般主妇总将这些 资料丢进一个大抽屉里，等需要时再找。但郑重其事建档分类又有点过分，
这时候利用袋式档案系统收集这些资料，只要在纸袋的目录栏填上“收据”、
“保险证”、“会员证”、“说明书”等即可。 照片同样可以参照这种方式进行处理：有关嗜好也能档案化，像剪下杂
志上的食谱后收入袋中，以“法国菜”、“点心”、“中国菜”等排列，不 多久自己就拥有一套食谱字典了。有些管理者还用这种方法整理子女的成长
记录，把小孩出生当天的报纸、第一次画的图画等全放进纸袋里，将来送给 他们，就是一份特别的礼物。
9。工作中的资料整理 在工作中会出现一些混乱的资料，像一定得回的信、款项申请书、开会
通知、工作手册、收据等，这些资料可能一时还无法分类或必须随时放在身 边查用。也有一时之间无法判断是不是要保存、必须先搁置一阵的文件和临
时裁下来的剪报等。像这类不能立刻处理的文书资料，往往也有相当数量的 堆积，占去工作桌的空间。
最好的方法是用袋式档案处理，将资料放进袋中，写明“预报收据”、
“待回信件”、“开会通知”、“暂留剪报”、“未处理文书”等，另外， 再用几个袋子装电脑碟片、信封、信纸、邮票，免得混淆。当然这部分暂时
处理的文书不能过量，否则就是自己偷懒未彻底整理，到头来又有一堆资料 无法处理，最后只好丢弃一边。
袋式档案的制法非常简单：（1）准备定好尺寸的信封袋；（2）在正面左方 画上目录栏；（3）为方便使用角钢书架，将反面袋口切去 2 厘米，这样就有较
大空间，不会折损档案角。
采用“角型 2 号”信封是为了统一 A4 规格，很多学校、机关都采用 B 类 纸，当然也可以利用其它型号的信封。另外很多平面设计者通常使用大尺寸
的用纸，一样能选用较大尺寸的纸袋。不过，一旦确定了袋式系统尺寸，就 要坚持下去，不能随意更改。
所谓的系统化，就是统一规格。不论 A4、B4 或其它尺寸，整理资料重要 的不是何种尺寸，而是统一规格。至于书籍目录栏，只要准备尺、铅笔、圆
珠笔和一把美工刀即可。
10。将目录栏做成纸样
做袋式档案固然容易，但一次要做 100 个以上，还是要花点时间的。于 是可以把目录的标准模式做成一个纸样。
11。袋式档案使用规则 袋式档案系统的使用法因人而异，但其基本规则有四项：（1）不能随意变
更自己使用的规格。在决定规格前，要考虑大多数人的需要，选定后即不能 改变；（2）目录栏一定要划在同一位置；（3）保管时绝对要按照选定的次序；
（4）袋式档案不是工作结束后才用的，而是整理资料的方法。 如果混用不同的档案规格，则将无法统一档案排列，资料柜的大小也不
能统一，同样性质的信息可能分散在不同档案中，在检索时将无法一次取出。
划目录栏时为了方便检索，一定要划在同一位置。
12。袋式档案的使用方法 袋式档案有九种使用方法：（1）制作与携带。预先制好几个袋式档案，放
在书桌和公文包内备用；（2）随时开始工作。开始一项新工作或有了需要保管
的资料时，立刻使用档案袋；（3）写明目录。依袋内所存放的资料内容，在袋 面的目录栏上填写清楚。如果用拼音符号做分类，则在目录栏的头三格记下
头一个字的拼音。写目录时，要用较粗、较鲜亮的笔书写；（4）把资料装进袋 里，记清资料出处。不过要注意一点，检查一下资料上是否都已注明资料的
出处。资料出处包括�