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检索内容的重要来源。这一点和你的“信息检索秘书”完全相同。
6。信息收集以“完成目的”为出发点
“信息检索秘书”是根据实际需要设计的。在收集各类信息时,要有严 谨认真的态度。信息收集也要讲求“轻重缓急”,没有完成目的的意识,收
集的信息就不具有任何意义。有一位男人,远从长春来拜访名作家 K 氏,其 目的是希望 K 氏能对他的资料整理方法给予一些忠告。他带来很多卡片、剪
贴本、归档资料等,并把他个人的方法做了详细地说明。从他的说明中,可 以看出他对于自己的整理方法已经很满意,令人感到他根本不需要任何忠 告。K
氏听完了他的话后,心想:这项设计成果,一定花费了不少时间。就 问他:“你每天花多少时间整理资料?”他立刻回答:“从早到晚。”接着
又说:“由于阅读的范围日益广泛,令自己感兴趣的事物愈来愈多,最后我 实在舍不得减少整理资料的时间,以致于整天都在忙这个!”
也许他认为自己所设计的这套方法仍有缺陷,就来听取 K 氏的忠告。K 氏对他说:“你不妨腾出一个月,停止所有的资料整理,安安静静、仔仔细
细地想想,什么才是自己最喜爱的信息,再去实行这套整理法则,你认为如 何?”假如你是 K 氏,对这位长春男子,也会做相同的建议。信息是为了使
用才收集的;是根据自己所需而做的有关收集工作。例如:假如你担任律师、 会计师,或翻译等职务。你对有关法律、税务及外语方面的信息兴趣必然十
分浓厚,也渴望追求新知,以加强这类知识。为了完成“自我需求”的目的,
“什么是我需要的”,这正是收集信息的首要工作,即所谓的“目的意识”。 更重要的是,在收集资料时,如果碰到难以割舍的信息,正是“目的意识”
须坚持到底的时刻。如果不能确认信息整理法是“目的意识”的手段,就会 像长春男子一样,不知以“目的”为收集标准,竭尽全力整理资料,追求“方
法论”;虽然收集到完善的资料,却无法一一派上用场。在浩瀚的知识海洋 里,如果不以自己的需求来收集信息,就会像一艘超载航行的船,船沉人亡
是在劫难逃的了。
7。信息收集的标准
“宁短毋缺”的收集方法能使你获得一大堆的资料。但是,这是相当不 明智的方法。为什么呢?这种像脱缰的野马似地收集信息,光整理就得花费
很长的时间,别说“使用”了。“请勿不停地储存信息,断然决定资料的取 舍,更是一种智慧。”相信很多经验丰富的人都会强调这项原则。取舍的标
准是一门大学问。收集信息时,“取舍标准”是一件十分困难的事,往往会 在收集信息时造成心理障碍。所以建议管理者不要实行“取舍标准”,而实
行“采用标准”。一般人都有“获得容易丢弃难”的心理障碍,实行“采用 标准”,就更能符合一般人的心理状态。不过,“采用标准”的重点,并非
一开始就使用,而是资料收集到某一程度后,再根据“为何这样做”而实行
“采用标准”,这时资料收集就具有实用性了。 信息收集和整理,都以“自我目的”为前提。每隔一段时间,就得做这
种“目的意识”的分类,然后再以“采用标准”整理所需的资料,如此绝不 会产生资料取舍的困扰。完成资料的收集,由于取舍标准不一,不能及时利
用“采用标准”,这只是具有收集意识,尚称不上有效率地整理资料。
8。资料取舍要速战速决 对于报刊杂志和书籍等资料的采用,必须明确地决定取舍。其原则是:
对于报刊杂志,凡与收集目的无关的信息,以及和剪贴分类内容不符合的部 分,都应该断然丢舍,千万不要存有“留着再作打算”的念头,应以“速战
速决”的方式做出取舍的决定。即使在慎重考虑下所留存的报刊杂志资料, 很快便会收集成一堆。经过一段时间后,整理资料往往成了很棘手的工作,
最后干脆把辛苦留存的一大堆资料,看也不看地全部丢掉。早知如此,当初 就不要费神收集了,也不用费力丢弃。如果能有此认识,也算是收集资料的 一项重要观念。
如果买一本书,完全是根据需求而选择,买来之后当然不会轻易丢弃。 但是多费神在书上重要的位置上做记号,在需要时便能立刻派上用场。可是,
有可能在一本书中只有那么少许的内容是你所需要的,也可能就因这一点点 的需要而买下这本书。但无论购买与否,重要的是把需要的部分保留下来,
其它的就可以弃置一旁。
有关信息整理的书籍常这样写着:“收集资料要限定期限,在这段期限 中没有用的资料,就可以丢掉了。”不少人赞同这种做法。事实上,无论期
限长短,如果只是储存,其数量必定愈来愈多,相对地,惰性也因期限延长 而愈来愈重,导致不能有效地整理资料。因为这些缺陷,对于信息“取舍”
的决定,更要“速战速决”。不知丢舍不适用的资料,反而紧紧抱住各种资 料不放,这是资料收集和整理工作最忌讳的。对于这种建议,也许有人会问:
“断然割舍固然正确,但是稍后又有所需要时,又该怎么办呢?”管理者应 该还记得,速战速决策略是针对报刊杂志等刊物的。即使擦肩而过,往后仍
可找到这些刊物,这一点是不用担心的。重点在于是否所有图书馆内的期刊 室都可找到过期的报纸?图书馆、出版公司,一定都存有过期的杂志,所以
大可不必担心资料的丢失;另一项重点是必须拥有过期报纸或杂志的简单目 录,留待查阅时作为“检索”的来源。
除了以“采用标准”作为收集资料的标准外,对于所要的资料,在剪报 时应注明报纸名称、日期;杂志方面则应写下杂志名称、篇名、出版期号,
以及划下重点等,为未来“检索”工作奠定良好的基础。
信息整理的特征
信息有如生物,随时随地衍生和扩大;尤其对现代人来说,信息的无边, 就如巨大的海洋。管理者每天拿到的早、晚报,加起来的字数那么多;坐在
汽车里看到的是广告;公司里公文、电话、商业资料如潮水般流过双手;休 息时看到听到的尽是书本、杂志、电视节目、广播录像带??连一本新的电
脑手册都是信息家族的一员。这些数之不尽的资料似乎足以将人淹没,但实 际上,一直认为与工作无关的资料大都能可以过眼即丢,想要在信息社会里
过健康生活,除了大胆取舍外实无他法。
唯一担心的问题,是如何整理自己苦心收集来的实用资料。只要用心收
集资料,光是报纸、杂志就成箩成筐,再加上其它媒体,更是不可胜数。资 料到手未必是难事,但如何整理、活用这些资料却让人大伤脑筋。“资料整
理术”是利用一种手段处理资料,不让你重复地把小山似的资料搬回家,然 后望着发呆,最后丢进垃圾筒,于是,觉得你是一个傻瓜。相信很多人都有
这种倾向,常许下承诺,狂热地要求自己把能收集到的资料都放在手旁,其 结果是毫无能力去处理,全变成废纸丢进垃圾筒,许多上班族都有这种经验。
对于这种状态,可称其为“资料肾亏”。在中国传统中医学里,习惯地把因 房事过度而造成身体虚弱的症状称为“肾亏”;而“资料肾亏”是指资料过
多过滥,使人们的头脑和神经疲惫不堪。即许多人在没有确定目标和意识不 清的情况下,就大量收集资料,或者收集到的资料重复的太多,以致收集者
无法理解收集资料的含义,造成大脑神智不清,出现不健康的状态。
不管是何等重要的资料,如果仅保持刚拿到手的形式,一定会因表现方 式和媒体的不同,而无法归纳和应用。未经整理的资料是无法提高工作效率 的。
1。工作效率化 许多人在初尝资料整理术的甜头时,不禁喜上眉梢,而这种快感逐渐使
很多人将资料整理视为嗜好而乐此不疲。当然人人有不同的嗜好,但是不能 错将嗜好当工作,否则很容易又回到浪费精力和无意义的原点上。
有很多人无限制地剪报、贴报、建档,这完全是嗜好。对工作来说,资 料整理只要能够做到需要时就能找到必要的资料就行。也许你觉得,如果费
时费钱去剪存一些不必要的报纸,还不如去做些对自己生活更有建设性的 事。资料整理并不是信息工作的目的。它是整理各种不同规格的第一手资料,
然后