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在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就不好意思食 言，一定会按时打来，你当然也不必心急，更不必为了等对方的电话，而呆
在家里不敢出门。为了提高工作效率，不妨活用这种“指定时间”。
7。从出差地给公司打电话，必须先计划好时间 在指定时间内打电话或者接电话，对于出差等情况也十分有效。从出差
地跟公司打电话联络，是一件非常重要的工作。反过来说，公司跟出差人员 打电话联络，也是一件不可缺少的工作。然而，好不容易打了电话，却碰到
对方不在，或者正在讲话，使得简单的目的无法传达。为了防止这类的“麻 烦”事件，在出差以前，一定要说好每天往回打电话的时间，以及指定接电
话的人。这样，遇到你从出差地往回打电话时，就能够完整地指示部属，同 时，部属也会完整地告诉你，在你不在的时间里，有谁打电话来，发生了什
么事。如此，就能够迅速正确地做出指示。又如在清晨及夜间，办公室没有 人的时候，为了方便联络，都应活用电话录音，以高效地利用时间。例如你
在从事片刻不能离开现场的工作时，一旦电话中断，效率就会大打折扣。遇 到这种情形，不妨使用电话录音的方式。必要的话，可以每隔一段时间，听
取电话录音的内容，再给对方打电话，如此才不会怠慢对方。
8。利用电话监听功能及无线电话，有效率地使用等待时间 你有时打电话，虽然打通了，但是对方并不立刻说话，或者听电话，则
屡次要求“请稍等”。又如打电话询问政府机关时，对方为了调查，或请示 上司，常常会发生这一类的事情。而且这种所谓的“稍等”，往往会长达二
三分钟。在这个时间内，打电话的人只好静静地等待。虽然每次只有二三分 钟，但累积下来在时间上将会造成很大的损失，等待的人也会坐立不安。
为此，办公室专门安装具有监听功能的电话。经过这样的安排，一直到 对方的声音在扩音机里响起来为止，可以放下受话机，从事别的工作。既然
不知道对方何时会“开腔”，你大可不必呆呆地等待下去。使用装置了监听 功能电话机的时候，即使电话铃声响了起来，也不必去管它，一直到扩音机
传出来对方的声音，再去接也不迟，非常方便。
除此之外，使用无线电话也非常方便。例如，你可以一面利用电话跟对 方交谈，一面在屋子里自由地走动，到书橱找资料，甚至一面记录对方所说 的要点。
9。使用附有收费显示的电话，可以同时节约时间与金钱 最近，电话又增设了种种优异的性能，你不妨把它积极加以活用。办公
室一旦使用“附有通话时间与费用显示”的电话机，通话时间与费用就会同 时被显示出来，就算你不愿意，也会意识到通话的时间，以及不断上升的费
用，这样自然就会很有效率地使用电话了。
10。电话接通后先报上自己姓名 拨错电话号码，会令人感到莫名其妙，要是双方都没发觉，等彼此说上
好半天才知道打错了电话，不仅造成时间的浪费，而且会弄得双方心情烦躁 不安。
为了避免这种失误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名。这样， 如果打错了电话，对方马上就会察觉到。此外，尽早主动提起对方的姓名、
事情内容，即使对方先前没注意到，也会知道打错了电话，可以减少时间上 的浪费。懂得打电话的要领，可大大地提高电话使用的效率。
11。电话要放在桌子左边 放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。电话放在桌子的左边是
最好的。这样可以用左手接电话，使右手永远保持自由的状态。也可以一边 用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作。这时候如果电话放在桌子的左
边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。此外，在桌子的右上方准备好备 忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。只要在小细节上费点心，将有助
于工作的持续进行。
12。把电话答录机当“备忘录”使用 电话答录机的最大功能在于在自己外出时，也能知道留言的内容。如果
换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。例如，你在家里看报时， 从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：“请
顺便帮我买一本书，书名是？？。”这样，你的秘书就会帮你买回来。此外， 一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。
把电话答录机当“备忘录”使用十分方便。
13。利用“电话答录机” 电视上有部白酒广告：为了安心享用美酒，把电话收到冰箱的冷冻库。
实际上，在埋头做重要工作时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到
很大的影响。如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以免除这些干扰， 可是，万一有重要的电话也接不到，往往会因此耽误要事。在这种情况下，
可以利用电话答录机。忙碌而无暇接电话的管理者，可以每隔一定时间听听 来电的留言内容，马上给对方回电，这样就不会失礼。
14。电话号码要记在随身手册上 必要的信息并不是都可以随身携带。无时无刻都在起伏变化的股市行
情，堪称特别的代表。这时候，电话服务就可以发挥很大的功用，所以你最 好在随身手册上，都记下服务电话的号码。大概有很多管理者都认为：“光
靠电话无法获得有价值的信息”。其实，目前许多信息都可以由电话咨询获 得。打通电话就可以提供信息的电话服务，可以说是高效率的商业伙伴。
15。巧记电话号码
百位数的数字，要想在 10 分钟内记下来，你可以应用“有意义的东西比 无意义的东西更容易进入脑海中”的记忆原理，在无意义的数字上，加以有
意义的记忆线索。例如，把“6167867”想成“溜一溜，去吧溜去。”就可以 很快记住。这种变无意义为有意义的记忆法，经常被用来记忆数字。利用这
种方法，尽量将工作上常用的电话号码记下来，联络事情时就省得再翻电话 簿了。
合理利用午休时间
1。把午饭的时间延缓一小时，就能更有效地活用时间
“你一个人身兼三职，而且又能在不同职务中，干得有声有色，以致有 不少人认为你一定是在废寝忘食地工作”。其实，这是一种误解。除非碰到
特别的事情，你三餐照吃不误，否则的话，一夜也睡上将近 8 个小时。忍着 饥饿及困倦，面对着桌上工作，绝对不会有好成绩，注意力只会减退，结果
是整体的工作量并不会增加，劳累过度又使健康受损，叫人后悔莫及。因此， 不管工作如何地忙，都不应不吃饭。不过，对于中午一个小时的休息时间，
却要想尽办法把它有效地利用起来。利用中午一个小时的原则，是把中午的 休息时间延后一个小时罢了。即把午后 1 点到 2 点，划定为休息时间。大家
都明白，中午 12 点以后，每一家饮食店都是人满为患。想坐下来吃饭，有时 还得等待呢！根本谈不上饮食的乐趣。关于这个问题，只要把中午的休息时
间延后一个小时，就可以获得圆满地解决。到了下午 1 点以后，饮食店再也 看不到人满为患的现象，不会在慌张的气氛下用餐，也不必找有空位的饮食
店，或者等着占位置。正因为如此，进食后将有一段时间可自行支配。这种
“时差”的活用，对于规定中午 12 点为休息时间的公司来说，或许很难照办。 不过，根据各人的情况，可以稍为提早时间休息，或者利用午休时间会客，
以达到活用时间的目的。对某些人来说，一向都利用午饭时间会客，或者跟 朋友见面。时常跟不同职业的人接触，或者跟老朋友保持联系，不仅可以获
得新的信息，又可以从别的角度看看自己，以及自己所从事行业的优势，而 且可以使气氛轻松，实在是一件很有意义的事情。如果想安排一个日子见面，
彼此也许会感到难以配合，结果呢？只好一拖再拖。如果选中午时间会客， 彼此比较容易配合，而且又不必如夜间的交际一般，多喝几杯。因此，可以
在不破坏自己生活步调的情况下，跟多数人沟通。遇到吃午饭及必须会客时， 你都会预订一桌的饭菜。这样，客人一到就可以立刻入席，不会浪费时间。
宾主都能够在愉快的气氛下交谈及进餐。
2。午休是交换信息的黄金时段 如果你利用午休时间，积