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17。文书处理机的软盘以一张一个为原则 使用文书处理机时，必须特别注意软盘的整理方法。举例来说，原则上
一张软盘中，只储存一个资料。软盘的容量，因机种而有所不同，不过一张 大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张软盘中，同时存入各种不同
的资料，但是检索时就非常地麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的 软盘，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入软盘的资料分门别 类。
18。以不同颜色的标签来区分不同内容的软盘 虽然将不同的资料分别存在不同的软盘之中，不过如果不一一显示屏
幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个问题， 一般应该采用的方法是在软盘上贴彩色标签。如会计事务所中所采用的分类
法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签 表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使
用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
19。保存旧软盘中的资料，不断使用新软盘 和录像带一样，文书处理机的软盘可反复使用，因此一张软盘往往被使
用好几次。且大家都认为，再买新的软盘是一种无谓的浪费。输入资料要花 费相当的功夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也
会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张软盘中存入有关的 资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的软盘中。
20。活页式手册既能插换页数又能缩短找寻资料的时间 不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的车上或就寝之前，
突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且活页式手 册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
21。备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处” 在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在 B5 的活页纸
上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标 明“主题”“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读
时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其 内容，而出处则需要详细调查，可供参考之用。备忘录上如果标明这三项，
则资料就会越来越有份量。
22。在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己 在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之
类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随 身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工
作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位 去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。
学会整理信息
1。邮件在登记以后，再保存一段时间 办公室每天都会收到相当多的邮件。如果在收到后不立刻处理的话，将
变得混乱不堪，以致无法收拾。为了处理好邮件，应采取这样的方法：首先，
把收到的邮件、明信片等，都盖上当天的日期。对于收到的邮件，应尽早地 过目。不过，有时碰到急事，或到外地出差时，就无法在当天过目邮件。如
此一搁置就是好几天，很难判断邮件寄达的日期，甚至迟迟不会回信。为了 避免这一点，邮件一寄达，就盖上当天的日期。盖上日期的印戳位置，应选
择寄信人姓名及住址的左上端。如此处理后，不管寄件人的姓名、住址书写 于信纸表面或背面，反正年月日都盖在旁边。这样，就可以一目了然，对以
后的分类很有帮助。再下来就是看过的邮件处理方法。办公室有一个“人事 录”的档案，里面记载着有关人事的信息。例如，搬家的通知、婚礼的通知、
诞生和死亡等资料。反正，收到这些有“变化”的邮件，就一律把信息转记 于“人事录”里面。如此，吸收了必要的信息之后，这些邮件就如同废物。
不过，你并不立刻把它们扔掉，仍旧保管一段时间。因为一旦扔掉原来的资 料，遇到转记错误，或者误认事实时，就无法证实。在处理邮件时，不管是
在家里或者办公室，都在脚旁放置一个垃圾筒，把不必要的东西扔进去。
2。电话的使用法 以办公室来说，每天都会接到大量的电话。打电话来的人，其目的不一。
有重要的急事，也有售货店打来的推销电话，更有不关痛痒的“打哈哈”电 话。电话最叫人感到不便的是亲自去接电话，否则，根本就不知道对方的用
意。如果说每一个打来的电话，都要一一接听的话，则大半天用于听电话可 能还嫌不够呢！同时，对方来电找某个指定的人物时，碰到该人物正在接听
其它电话，或者会客时，只要接电话的人答以“他正在讲话中”或者“他正 在开会”，打电话的人肯定会说“那么，我会再打来？？”而且，一旦挂断
电话，谁也不敢保证他是否会再度打来。这样的话，将无法跟有急事待办的 对方联络上，甚至错失机会。这样，在办公室里，不管是“谁”打来的电话，
秘书都会答以“请你稍等”，然后，再把留言条递给你。事先，就跟秘书决 定好处理电话的记号。例如你在秘书递过来的留言条上写“W”的话，那就意
味着“请对方稍等一下”，写“T5”的话，则表示“5 分钟，管理者会打电 话给对方”。如此，虽然在接待客人，或者正在打电话，仍然可以迅速准确
地应付各种电话。
3。备忘字条必须写下基本要素 对管理者来说，电话是最重要的通讯手段。不过话又说回来，如果使用
方法不当，那么在时间或者效率方面，都会受到损失。因此，应自制“电话 处理窍门”，以便能迅速地处理电话业务。如接到电话时的备忘字条，一律
采取统一的书写方式。新闻用语有所谓的“5W”，规定办公室的人员也使用
“5W”的书写方式。即“何时”、“何人”、“何事”、“何地”、“如何 处理”五个部分。备忘字条如果包含这些要素，只要看过备忘字条就可以处
理，自然可以节省很多时间。
4。内容比较杂乱的电话，可按不同的目的书写在不同的备忘纸上 如果对方打来的电话包含很多目的，那就一面听电话，一面把目的分别
书写在不同的备忘纸上。即使是接打给自己的电话，也最好把内容记载于备 忘纸上，如此才不至于弄错，看起来一清二楚。例如，业务单位一打电话来，
往往会涉及法律、税务，以及国际等问题。遇到这种情形，如果又杂又长的 全写在同一张备忘纸上，隔不久之后再看，可能就会费力，以致不得不重新
写在别的字条上。这样就多费时间，也不利于提高效率。因此，遇到这种情 形，你都应一面听取对方的话，一面根据不同的目的，分别书写在不同的纸
上。这样做的话，整理起来很容易，而且也能避免错误。
5。打电话时如果接电话者不在，最好也把目的说出来 给某人打电话时，遇到对方不在，一般人总是会说“那么，我以后再打
来”。或者“请他回电话给我好吗？”接着就把电话挂断。但是你不应采取 这种方式。即使接电话的人不在，也应把目的告诉接电话的人，因为等着跟
对方亲自交谈的做法，实在是效率很低的一件事情。就算旁人替你接电话， 对他说“请再打电话来？？”，如果他打来电话的时候，碰巧你又不在，那
岂不是又浪费很多的时间？如果对接电话者说出要点，他就会把“话”带给 对方。甚至接电话者就能直接解决你的问题。对管理者来说，除非必要保密
的范围，否则，不一定要等到某人来接电话时才说出目的。为了减少不必要 的麻烦以及节省时间，不妨把“目的”告诉接电话的人。
6。请对方在指定时间内打来重要电话 为了有效地利用电话，不妨请对方在指定的时间内回电话。有些人不会
在电话里把目的完全表达时，往往会说：“以后，我再打电话给你。”遇到 这种情况，一定会毫不放心地问他“我何时接到你的电话呢？”因为有很多
人口口声声地说“以后再打电话给你？？”然而，却是黄鹤一去不复返了。 有些人虽然不会食言，仍然会打电话来，但是，往往得等上一二个星期，实
在叫人干着急。如果，一开始就请对方决定打电话的时间，他就