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我们获得了就行。如果是需要回复的邮件，马上回复；如果是含有链接的邮件，使用收藏夹或者其他工具保存有用的链接，或者用其他工具保存其中的信息。总之，无论是回复、删除还是用其他处理方式，我们都应该马上进行。
使用自动回复。可能你的很多邮件内容相似，需要回复的信息也相似，在不影响形象的前提下，可以使用自动回复。也许有的人觉得使用自动回复是对别人不尊重，你可以在末尾注明这是一封自动产生的邮件，如需人工回复可以发送邮件到某某邮箱。自动回复的速度非常快，可以让对方省却人工回复的漫长等待时间。
第60节：第十一章怎样处理邮件、信（2）
使用邮件的标签以及过滤功能。这是很重要的一个方面很多邮件客户端工具都有这些功能。善用这些功能，一方面使你能够更有条理地管理邮件，使用一个邮箱同样可以达到原来多个邮箱的效果；另一方面，可以使你今后查找邮件更加方便，减少无谓的时间浪费。
每天清空你的邮件收件箱。如果你的邮件比较少，那么你可能会觉得没什么。但如果比较多的话，几天的时间邮箱里的邮件便会多得让你处理起来无从下手。保持每天清空的习惯，可以让你在处理第二天的邮件的时候更加从容，让邮箱使用更加合理。
合理处理项目文档
在每个项目的实际运作中，不可避免地会产生大量的文档资料。仅以一个简易的软件系统开发为例，其中就包含需求分析报告、开发管理计划、过程管理记录、测试报告、用户手册等多种项目文档。因此从某种程度上讲，项目管理的核心其实就是文档管理。
项目文档不仅是重要的工作成果，而且更加有助于组织项目管理水平的提高。过程文档也是组织最为宝贵的文化资产，通过对过程文档进行归纳和分析，管理者可以对本次项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续同类项目的运作更加有的放矢。
项目文档是项目管理目标属性的良好诠释。项目管理最大的特点在于实现的计划性。在很多情况下，项目的阶段性成果是以文档形式体现的，如新产品研发项目前期的市场调查报告，中期的产品研发计划，后期的产品市场满意度调查，等等。由此可见，项目的运作在一定程度上是由文档驱动的。
项目文档对于项目管理人员的素质提升也是大有裨益的。项目文档强调的是一种规范化管理，要求项目管理人员利用书面语言进行沟通表达，以指引项目运作。对于一个成功的项目管理人士来说，他不仅仅是项目各利益方的良好协调者，更应该是一名出色的项目文档管理者。
面对浩如烟海的项目文档，应该如何处理呢？
第61节：第十一章怎样处理邮件、信（3）
第一步：在项目管理之初，应对项目文档管理进行全面的策划。
策划的重点应体现为两点：首先是对项目文档的数量、名称、标识、类型、管理责任人、内容等基本内容做出事先安排，得出项目文档的总览表； 其次在上述基础上，制定对各种项目文档的管理程序，如批准、发布、修订、标识、密级、贮存、传递、查阅等，为项目的配置管理铺设一个良好的基础平台。
第二步：需要注重项目文档之间的联系，在动态中管理项目文档。
项目文档之间的联系大致可以分成两种，横向联系和纵向联系。所谓的横向联系是指各种不同类型的文档之间的联系，例如项目章程和项目范围说明书，项目时间管理计划和项目成本管理计划等，其中最为常见的文档横向联系就是输入和输出的关系。纵向联系是指类型相同但版本不同的项目文档之间的联系。众所周知，项目管理的一个显著特点就是渐进明细。随着项目的不断进展和深入，管理人员对项目的认识才能更加清晰，因此在得出最终的项目成果之前，每种文档都可能存在多种版本，所以很有必要对其进行规范化的管理以保证项目目标的顺利实现。项目文档之间的横向联系和纵向联系相互结合，形成文档树体系。
第三步：要在项目管理的全过程中，特别是在项目结束之后，对各种项目文档进行定期或不定期的总结，从中深入挖掘项目的进展信息和成败经验，以形成项目管理资产库，从根本上提高组织的过程管理水平。
除了以上途径之外，要提高项目文档处理的效率，还应该增强自身的项目管理意识。很多企业中负责人的项目管理观念十分浅薄，对文档缺乏足够的重视，因此组织的管理水平也就不高。只有在思想观念中树立以项目为核心的系统思维和规范精神，才能真正领悟项目文档管理的精髓。
做好文档记录
随着工作经验的丰富，参与项目的增多，我们电脑中有价值的文档也会越来越多。然而当我们寻找它们的时候，却往往不知它们跑哪里去了。也许我们平时没有养成写文档的习惯，等到发现类似问题的时候才发现好记性不如烂笔头，不得不重新研究问题。平时工作笔记是我们的财富，我们不能把它们放在一边不管，应该养成好的文档管理习惯。
第62节：第十一章怎样处理邮件、信（4）
当然，这并不是一件容易的事，更不是一朝一夕就能完成的，它需要长期的坚持和努力。下面有很多好的做法，我们可以借鉴：
养成一事一记的习惯，平时功课不能荒废。你可能觉得这样做会很浪费时间，但对以后的好处而言，付出这点时间是值得的。很多问题可能比较难，你遇到了，在别人的帮助下当面解决了；当你下次遇到时，未必能一个人独立解决。如果你再去问别人，别人可能觉得你很笨，或者上次教你的时候你没认真听，不尊重人家。假如当时能做好详细的笔记，那么再次遇到类似问题的时候就可以翻阅一下，轻松解决问题。
所以，不要太过于相信我们的大脑。俗话说，好记性不如烂笔头。在平时，就要养成做笔记的好习惯，如此，我们才会有进步。在以后遇到类似问题时，我们就不用再求人了。
多做工作总结，将工作中遇到的事情都记录下来，并且记录解决该问题的方法。久而久之，你的知识、技能都会慢慢地成长、积累，你也会逐渐得到上司的赏识和器重。等到有升迁的机会时，上司自然而然地就会想到你了。
有时候我们解决某个问题，可能不是一次性完成，而是分了好多次才解决的。如果在问题解决时一次性做总结，容易因为时间过去太久而遗忘其中的很多细节，造成记录缺失。所以这时候记录要随着问题的进展，逐步更新。注意文档的使用，不要解决一点问题就使用一个新的文档，这样一个问题分次解决下来，就会有许多文档，这会给后期的总结造成不必要的麻烦，保存起来也格外费力。所有的问题反映在一个文档上，以后如果出现什么问题，我们也就不需翻看多个文档。
分享自己的好习惯。我们不仅要自己养成勤于总结的习惯，还要向同事、下属等推广这个好习惯。假设现在你有一个手下在负责邮件系统这个项目，公司正好要实施一个内部的邮件系统，而你又抽不开身，只好委托手下负责这个邮件项目。那对于这个邮件项目的整个过程，你当然希望都有完整的文档记录，包括在实施过程中遇到的问题、用户需求的始末等。如此，即使以后这位员工离职了，你也可以凭着这份资料维护邮件系统。不然的话，等这位员工跳槽之后，你维护邮件系统就会很麻烦，至少要花很长一段时间去学习它。其实，我们只要平时注意一点，督促手下多写写文档，这种情况都是可以避免的。
第63节：第十二章怎样策划（1）
第十二章怎样策划
策划认识的误区
在诸多不同的工作领域中都存在着策划的工作内容，社会上有很多策划人，从事着不同的策划销售模式。很多人对策划人的认识存在着一些误区，以下几个方面便是其中的具体表现：
一、认为策划便是要“点子”。这种认识有一定的道理，但是犯了以偏概全的错误。策划首先是寻找问题再解决问题的过程，点子的出现应该按照战略分析到战术执行需求而出现。总体的策划是一个全局，但它更注重合理的规划与设计。比如，我们不能因为一个厨房里装修用的瓷砖很漂亮，便说这是一座好的建筑。策划必须要有“点子”，但重点是正确的方向和基础。
二、认为策�